दैनिक लक्ष्य समीक्षा वाले बिंदु में मैंने कंप्यूटर और मोबाइल उपकरणों के बीच इस सूची को सिंक करने के महत्व का ज़िक्र किया, अगर आप अलग प्लेटफॉर्म इस्तेमाल करते हैं। यह अध्याय उस विचार को आगे बढ़ाता है। सिद्धांततः इसे दूसरी किताब में डाला जा सकता था, क्योंकि यहाँ सैद्धांतिक पाठ के अलावा सलाह और उदाहरण दिए जाएँगे, लेकिन इसे यहीं छोड़ रहा हूँ। प्रोडक्टिविटी किताबें पढ़ते हुए आपको ऐसा बिंदु शायद नहीं मिलेगा, लेकिन अपने लिए मैंने पाया कि यह बेहद ज़रूरी और सुविधाजनक चीज़ है।
हम एक साथ दो दुनियाओं में रहते हैं — भौतिक और वर्चुअल। इसका मतलब है कि आपके पास दस्तावेज़ भौतिक और इलेक्ट्रॉनिक दोनों रूप में हैं। यह बिल्कुल सामान्य है और इससे बचना नहीं। इसके बाद मैं कुछ वाक्य लिखूँगा, और अगर आपको उनमें खुद दिखे तो शायद आपको व्यवस्था से गंभीर समस्या है।
औसत इंसान को लें। उसके पास फोटो एल्बम हैं जो लिविंग रूम (या बेडरूम) की अलमारी में पड़े हैं। किचन में ज़रूर रेसिपी नोट्स वाले कागज़ (खासकर बड़ी उम्र वालों में) और रेसिपी मैगज़ीन होंगे। कॉफी टेबल पर नोटबुक हो सकती है। फ्लैट के दस्तावेज़, मान लें, बेडरूम के अलमारी में पत्नी की शेल्फ पर हैं (क्योंकि आम तौर पर महिलाएं ऐसे काम ज़्यादा संभालती हैं)। कार के दस्तावेज़ उलटे लिविंग रूम में पति की शेल्फ पर हैं। पत्नी के बैग में उसके आखिरी मेडिकल चेकअप के नतीजे हो सकते हैं। और 200 डॉलर की इमरजेंसी रकम के पास क्रेडिट पेमेंट रसीदें हैं, जिन्हें पूरी तरह चुकाने तक रखना ज़रूरी है। अब एक पति/पत्नी के डिवाइस पर। शॉपिंग लिस्ट ऐप में नोट्स के रूप में रखी है। ब्राउज़र में कई टैब खुले हैं रेसिपीज़ के साथ या बस बुकमार्क में। Telegram, Viber या WhatsApp जैसे मैसेंजर में सेव्ड इमेज और नोट्स हैं। स्क्रीनशॉट फोटोज़ के साथ मिले हुए हैं। और फिर घर का कंप्यूटर है जहाँ कुछ नहीं मिलता, सब मिला-जुला और कुछ ग्रुप नहीं।
क्या आपने खुद को कम से कम 50–60% में पहचाना? सबसे ज़्यादा संभावना हाँ। मैंने एक अमूर्त काल्पनिक परिवार बताया बिना किसी खास लोगों से संदर्भ के, लेकिन यह काफी मुमकिन स्थिति है। पिछला पैराग्राफ पढ़ते हुए क्या आपको चिंता नहीं हुई कि आप किस सूचना-दस्तावेज़ अराजकता में रहते हैं? अगर नहीं तो बहुत बुरा। हालाँकि मैंने "हाँ" की उम्मीद नहीं की थी, क्योंकि बहुत लोग ऐसे ही रहते हैं।
ऐसा क्यों होता है? मुझे लगता है कि कम से कम कई वजहें हैं। पहले, डिजिटल और असली दुनिया का मिश्रण अपेक्षाकृत हाल में हुआ — कंप्यूटर और फोन बस 20–30 साल पहले हमारी ज़िंदगी में आए। दूसरे, भौतिक दुनिया में फँसे हुए भी लोग वहाँ व्यवस्था लाने की कोशिश नहीं करते थे, क्योंकि उन्हें कोई नहीं सिखाता था और खुद उनके पास ऐसे सवाल पूछने वाली सोच नहीं थी। बहुतायत लोगों को भौतिक और डिजिटल दोनों जानकारी के भंडारण और व्यवस्था में गंभीर समस्या है। आप सोच भी नहीं सकते कि यह समस्या रोज़मर्रा में कितनी रुकावट डालती है।
पहले, अव्यवस्थित और अवर्गीकृत स्रोत में खोज हमेशा साफ व्यवस्थित स्रोत से ज़्यादा समय लेती है। और यह मत सोचो कि सॉर्टिग और व्यवस्था में बहुत समय लगेगा। दूसरे, कई स्रोतों में खोज काम को मुश्किल बनाती है और और ज़्यादा समय चाहिए। तीसरे, दस्तावेज़ और डेटा का असुरक्षित भंडारण बैकअप बनाना मुश्किल करता है और अतिरिक्त समय लेता है। बैकअप क्या हैं और क्यों चाहिए, अगले अध्यायों में बात करेंगे। और आखिर में, चौथे, जब दस्तावेज़ों में अराजकता हो तो विचारों में भी अराजकता होती है। व्यवस्थित दस्तावेज़ जल्दी आपकी ज़िंदगी का समग्र चित्र दिखाते हैं, जिससे लक्ष्य ठीक से समायोजित कर सकते हैं। यह महत्वपूर्ण बिंदु है, क्योंकि लंबे समय तक मुझे खुद इससे समस्या थी और यह वर्चुअल-भौतिक अराजकता मेरे लक्ष्यों की पूर्ति में रुकावट डालती थी और मेरी स्व-शिक्षा पर नकारात्मक असर डालती थी। मैं मानता हूँ कि लगभग सभी भौतिक और वर्चुअल दस्तावेज़ संरचित किए जा सकते हैं।
अब दिखाता हूँ कि मैं वर्चुअल और भौतिक दस्तावेज़ कैसे रखता हूँ, और इस आधार पर आप अपने डेटा के साथ कुछ ऐसा करें। तो, जैसा कहा, हम एक साथ भौतिक और वर्चुअल दुनियाओं में रहते हैं, जिसका मतलब दो समूह दस्तावेज़ हैं जिन्हें व्यावहारिक रूप से एकीकृत नहीं किया जा सकता। इसमें अजीब नहीं — 2–3 भंडारण स्थान होना 10–15 से बेहतर है।
भौतिक दस्तावेज़ों से शुरू करें:
1) खर्च रिकॉर्ड करने के लिए कॉपी।
2) नियमित चेकअप के मेडिकल नतीजे।
3) फ्लैट दस्तावेज़ (हर एक अलग फोल्डर में)।
4) काम के दस्तावेज़।
5) टैक्स दस्तावेज़ (के लिए/से)।
6) बैंक अनुबंध।
7) कार दस्तावेज़।
संक्षेप में बताता हूँ। मेरे पास एक कॉपी है जिसमें मैं 1 अक्टूबर 2020 से अपने रोज़मर्रा के खर्च लिखता हूँ। मेरे पास मेडिकल चेकअप नतीजे, फ्लैट दस्तावेज़, काम के दस्तावेज़, बैंक और टैक्स दस्तावेज़, और कार दस्तावेज़ भी हैं। यह सब, खर्च कॉपी को छोड़कर, एक ही शेल्फ पर है। बहुत सुविधाजनक। बेहतर नहीं सोच सकते। दस्तावेज़ साफ ढंग से रखे हैं ताकि जल्दी कोई फोल्डर निकाल सकें। आप क्यों नहीं करते? आपकी ज़िंदगी शायद दूसरी दस्तावेज़ श्रेणियों से बनेगी, हालाँकि मेरी से कुछ मिलेंगी। एक जगह भंडारण व्यवस्थित करें। सोचो एक दिन आपके फ्लैट में आग लगे और आपको सब ज़रूरी चीज़ें तुरंत लेनी हों। जब सब दस्तावेज़ एक जगह हों तो जल्दी इकट्ठा कर सकेंगे और बिल्डिंग छोड़ सकेंगे, बजाय लिविंग रूम अलमारी से फोटो और बेडरूम कॉमोड से फ्लैट दस्तावेज़ निकालने के। बेशक मैं उन्हें एक जगह सिर्फ आग या तत्काल निकासी के लिए नहीं रखता, बल्कि तेज़ पहुँच और समझने के लिए कि मेरे पास किस तरह के दस्तावेज़ हैं।
अब वर्चुअल दस्तावेज़ों पर। तो मेरे पास है:
1) काम की परियोजनाएँ।
2) घर की परियोजनाएँ, साइट्स और ड्राफ्ट।
3) फोटो और वीडियो।
4) अन्य।
संदेह न करें कि यह सब बहुत करीब रखा है ताकि आप आसानी से बैकअप बना सकें। वर्चुअल दस्तावेज़ों को खास व्याख्या की ज़रूरत नहीं, सब साफ है। एकमात्र बिंदु जो समस्या पैदा कर सकता है वह «अन्य» है। असल में यह बिंदु कई उपबिंदु छुपाता है: नोट्स और पासवर्ड के रूप में निजी ज़िंदगी के दस्तावेज़, अंग्रेज़ी सीखने के मटीरियल, खगोल-भौतिकी मटीरियल, वर्चुअल किताबें और बाकी सब जो मेरी वर्चुअल ज़िंदगी बनाता है और उसके साथ असली ज़िंदगी। अपने लिए «डेटा» या «मेरी ज़िंदगी» फोल्डर बनाएँ — या कोई अन्य उपयुक्त नाम। फिर इस फोल्डर के अंदर अपनी ज़रूरतों, रुचियों और शौक के हिसाब से ज़रूरी फोल्डर बनाएँ: अंग्रेज़ी, रेसिपीज़ और कोई अन्य नाम। हर ऐसे फोल्डर के अंदर ज़रूरत के हिसाब से अतिरिक्त फोल्डर बना सकते हैं, लेकिन बहुत ज़रूरी है कि सभी वर्चुअल दस्तावेज़ और मटीरियल शुरू में «डेटा» या «मेरी ज़िंदगी» फोल्डर में हों। असल में आपको इसे कंप्यूटर पर डायरेक्टरी के रूप में रखने की ज़रूरत भी नहीं। आप Notion, FSNotes, Bear Notes, Obsidian जैसे पदानुक्रमित रूप में डेटा रखने वाले किसी भी प्रोग्राम का इस्तेमाल कर सकते हैं। वैसे, ऐसे ही एक प्रोग्राम मैं आज तक इस्तेमाल करता हूँ।
