तो, यह पिछले अध्याय की सबसे महत्वपूर्ण आदत है। इसे निश्चित रूप से विज़ुअलाइज़ेशन, सार्वजनिक अनुबंध और अन्य महत्वपूर्ण पहलुओं के बीच उप-अध्याय के रूप में अलग किया जा सकता है, जिनके बारे में मैंने आदतों वाले अनुभाग में बात की। लेकिन इन चीज़ों पर अलग ध्यान देना चाहिए।
बहुत मोटे तौर पर, मेरी productivity विधि का सार, जिसके बारे में मैं दूसरी किताब में बताऊँगा, दो चरणों में है: 1) लक्ष्य तय करना, उन्हें विस्तार से लिखना; 2) योजना का सख्ती से पालन करना, किए गए और योजनाबद्ध काम की लगातार निगरानी करना।
अभी के लिए हम इससे अलग रहें कि आपको ठीक क्या चाहिए। मान लें कि आपके पास पहला कदम पहले से है: आपने खुद या किसी की मदद से इसे पूरा बनाया। मान लें कि आपके पास हफ्ते के लिए 20–30 कामों की सूची है, या आपने और आगे जाकर लिख दिया कि किस दिन क्या करना है। यह सूची कहीं पड़ी रहती है और अपनी ज़िंदगी जीती है, और आप अपनी। किसने कहा कि कागज़ या इलेक्ट्रॉनिक माध्यम (जैसे नोट्स ऐप या कैलेंडर) में काम लिखने से आप उन्हें ज़रूर पूरा करेंगे? किसी ने नहीं! सबसे ज़्यादा संभावना है कि आप इस सूची को भूल जाएँगे। बेहतर स्थिति में, अगर आप इलेक्ट्रॉनिक कैलेंडर इस्तेमाल करते हैं तो आपको याद दिलाव मिलेगा कि योजनाबद्ध काम करने का समय हो गया। लेकिन हमेशा उस समय पर उस काम को करना संभव नहीं होता, और आप उसे टाल देते हैं या बदतर, भूल जाते हैं।
आपको दिन भर किए गए कामों की नियमित समीक्षा चाहिए। इसे लगातार रखने के लिए इसे आदत बनाना होगा। जैसे ही आप फ़ोन अनलॉक करते हैं, अगर आप अपने दिमाग को कोई भी ऐप खोलने देंगे तो वह तुरंत आपके सबसे ज़्यादा इस्तेमाल होने वाले सोशल नेटवर्क और मैसेंजर खोल देगा। अगर यकीन नहीं तो होम स्क्रीन पर आइकॉन मिलाएँ — और देखेंगे कि आदतन व्यवस्था बदलने के एक हफ्ते बाद भी आप उसी कोने में टैप करेंगे जहाँ इस या उस मैसेंजर का आइकॉन था। आपको कामों की सूची के साथ भी वही आदत डालनी होगी। स्क्रीन अनलॉक करते ही सबसे पहले आपको उसी की ओर मुड़ना चाहिए। यह स्वचालित क्रिया बन जानी चाहिए। अगर आप फ़ोन से ज़्यादा कंप्यूटर पर समय बिताते हैं (मेरी तरह) तो कामों की सूची कंप्यूटर पर होनी चाहिए। आदर्श रूप में सब कुछ अलग-अलग उपकरणों के साथ सिंक हो और एक जगह रखा हो। सब कुछ एक जगह रखने के महत्व पर नीचे अलग अध्याय में बात करेंगे।
मैं यह नहीं बताऊँगा कि दिन भर कामों की सूची कितनी बार देखनी चाहिए, लेकिन साफ़ है कि दिन में 1 या 2 बार से ज़्यादा होना चाहिए। इस क्षेत्र में मैंने जो सबसे बेकार सलाह सुनी वह कुछ ऐसी थी: "कल के लिए कामों की सूची सोने से पहले बनाओ, और सुबह उठकर पढ़ो और काम करो। शाम को किए गए से मिलाओ और अगले दिन के लिए योजना बनाओ।" यह अभ्यास दो वजहों से अप्रभावी है:
1) पहले, यह गारंटी कहाँ है कि जो सूची आप बनाते हैं वह आपके लिए महत्वपूर्ण है? सबसे ज़्यादा संभावना है कि वह संदर्भ और आपके समग्र लक्ष्य से कटी हुई हो, और अंत में आप गैर-ज़रूरी और शायद गैर-जरूरी कामों पर समय बिताएँगे। लक्ष्य एक बार तय होते हैं, और फिर उन्हें विस्तार से लिखना होता है ताकि आप पहले से जानें कि क्या और कब करेंगे। और शाम को अगले दिन के लिए योजनाबद्ध काम आपको कहीं नहीं ले जाते और आगे नहीं बढ़ाते। हाँ, आप उन्हें करेंगे और बढ़िया, लेकिन क्या वाकई वही काम आपको चाहिए थे? सबसे ज़्यादा संभावना है कि नहीं। वैसे, कामों के वर्गीकरण, उनकी महत्वता और जरूरत पर दूसरे अध्याय में बात करेंगे।
2) दूसरे, "सुबह-शाम" का तरीका, जिसमें आप सुबह और शाम मिलाते हैं, में गंभीर कमी है: इन दोनों के बीच पूरा दिन गुज़र जाता है। सुबह आपने सूची देखी और "मंज़ूर" की, लेकिन शाम तक कुछ भी हो सकता है: कई अनियोजित और महत्वपूर्ण काम और कॉल, दुकानों पर जाना, साथियों या रिश्तेदारों से बातें। इस मोड में कोई भी अपने कामों का हिस्सा भूल जाएगा, या सब। तो इस नतीजे पर पहुँच सकते हैं कि "सुबह-शाम" मोड काम नहीं करता, और कामों से कहीं ज़्यादा बार मिलाना होगा। कितना ज़्यादा? जितना हालात मुमकिन करें। कोई हर घंटे मिला सकता है, कोई सिर्फ हर 4–5 घंटे। यह सुबह-शाम या बिल्कुल नहीं से बेहतर है।
मान लें कि आप ढूँढते हैं और लंच का समय ठीक मिलता है। लंच के दौरान आपके पास निजी कामों के लिए समय नहीं होगा, लेकिन आप बस सूची खोलकर दोबारा पढ़ सकते हैं। जब आप खाते हैं तो मस्तिष्क पढ़ा हुआ सोचेगा और शायद इस या उस समस्या का समाधान या किसी काम के लिए बेहतर तरीका सुझाए। नहाने जा रहे हैं? वैसे ही, कामों की सूची पढ़ें और मस्तिष्क उस पर काम करता रहेगा। शॉवर और बाथरूम अपने कामों के बारे में सोचों को आराम देने और रीसेट करने के लिए बढ़िया जगहें हैं। और, जैसा आप शायद अंदाज़ा लगा चुके हों, इस पर भी नीचे अलग अध्याय होगा, हालाँकि नाम थोड़ा अलग होगा और ज़्यादा आराम के बारे में होगा।
अगर आपको दिलचस्पी है कि मैं खुद अपने दैनिक कामों से कितनी बार मिलाता हूँ तो बता सकता हूँ। सुबह से मैं आम तौर पर अपने निजी लक्ष्यों पर समय नहीं देता, क्योंकि चाहे कितनी जल्दी उठूँ, उस समय ऑफिस में पूरा काम का दिन होता है और मेरे ख्याल ज़्यादा काम पर होते हैं। वित्त में "पहले खुद को भुगतान करो" का सिद्धांत है, और मुझे लगता है कि इसे निजी ज़िंदगी पर भी लागू किया जा सकता है। लेकिन मैंने कभी नहीं किया, और सुबह मेरी प्राथमिकता हमेशा काम और साथियों के संदेशों का जायज़ा है। फिर, जैसा मैंने कहा, कामों की सूची से मेरा "परिचय" लंच के करीब शुरू होता है, जब मैं खाने जाता हूँ। हालाँकि "परिचय" सही शब्द नहीं, क्योंकि योजनाबद्ध काम ज़्यादातर दैनिक रूटीन होते हैं जो मुझे कदम-दर-कदम लक्ष्यों की ओर ले जाते हैं। तो मैं दिन के कामों से अच्छी तरह से परिचित हूँ, वे लगभग हमेशा मेरे दिमाग में होते हैं। और हाँ, रूटीन के महत्व और उसे कैसे समझना चाहिए पर अलग अध्याय होगा।
मेरे साप्ताहिक कामों के करने (और मिलाने) का मुख्य हिस्सा काम के दिन के अंत में शुरू होता है। मेरा एक फायदा यह है कि मुझे अपना काम पसंद है, मैं उससे थकता नहीं, इसलिए सीधे निजी कामों पर जा सकता हूँ। मैं शाम भर कुछ काम करता हूँ और हर 1–2 घंटे में सूची से मिलाता हूँ। सोने से पहले, बेशक, खुद को कल की कामों की सूची एक बार और खोलने का मज़ा नहीं छोड़ता — बस अगर मेरा दिमाग कोई ऐसा समाधान सोच ले जो कल के काम करने को तेज़ या बेहतर बना दे। वीकेंड में योजनाबद्ध सूची के साथ मिलान का मोड वीकडे से अलग होता है: सुबह से मैं "मेंढक खाने" और सब योजनाबद्ध करने, हफ्ते की पूँछें अगर बची हों तो पूरी करने की पूरी दृढ़ता से भरा होता हूँ, तो वीकेंड में शायद दिन में 7–10 बार मिलाता हूँ।
अपने कामों और दिन के काम की दैनिक समीक्षा पूरी योजना प्रक्रिया का मूलभूत हिस्सा है। अपने लक्ष्यों के बारे में जितना हो सके सोचें। योजनाबद्ध कामों से कम से कम दिन में 3–4 बार मिलाएँ। इसके अलावा, समय-समय पर हफ्ते और महीने के योजनाबद्ध कामों से मिलाना ज़रूरी है, लेकिन उसकी इतनी बार ज़रूरत नहीं, तो उस मिलान की नियमितता पर दूसरी किताब में बात करेंगे।
अध्याय खत्म करने से पहले मैं अलेक्सेई मार्कोव की किताब "द फ्रॉग, द एलिफेंट ऐंड द ब्रोकली. हाउ टू लिव ऐंड हाउ नॉट टू" के एक पैराग्राफ का हवाला देना चाहूँगा, जिससे मैं पूरी तरह सहमत हूँ:
"अपने क्षेत्र में सबसे अच्छे हमेशा जानते हैं कि अभी क्या ज़रूरी है। जानते हैं उनकी प्राथमिकता क्या है? प्राथमिकताएँ तय करना। इसलिए वे हमेशा सबसे ज़रूरी करते हैं। कोई और क्रिया का मतलब है कि वे ध्यान भटक गए।
