Dans le chapitre sur la revue quotidienne des objectifs j'ai mentionné l'importance de synchroniser cette liste entre ordinateur et appareils mobiles, si vous utilisez différentes plateformes. Ce chapitre développe cette idée et va plus loin. En principe on pourrait le mettre dans le deuxième livre, puisqu'ici en plus du texte théorique il y aura des conseils et des exemples, mais je le laisserai ici.
En lisant des livres sur la productivité vous ne trouverez probablement pas un tel point, mais pour moi j'ai découvert que c'est extrêmement important et pratique.
Nous vivons à la fois dans deux mondes — physique et virtuel. Cela signifie que vous avez des documents tant en format physique qu'électronique. C'est tout à fait normal et on ne peut pas y échapper. Je vais écrire quelques phrases, et si vous vous reconnaissez dedans, vous avez probablement de sérieux problèmes d'ordre.
Prenons la personne moyenne. Elle a des albums de photos dans une commode du salon (ou de la chambre). Dans la cuisine il y aura sûrement des papiers avec des notes de recettes (surtout chez les plus âgés) et des magazines de recettes. Sur la table basse il peut y avoir un carnet. Les documents de l'appartement, disons, sont dans l'armoire de la chambre sur les étagères de la femme (car, en général, les femmes s'occupent plus souvent de ce genre de choses). Les documents de la voiture, au contraire, sont quelque part dans le salon sur les étagères du mari. Dans le sac de la femme peuvent se trouver les résultats de son dernier examen médical. Et quelque part à côté des 200 dollars de réserve sont les reçus de remboursement du crédit, qu'il est important de garder au cas où jusqu'au remboursement complet. Passons aux appareils de l'un des conjoints. La liste de courses est gardée sous forme de notes dans une app. Dans le navigateur il y a beaucoup d'onglets ouverts avec diverses recettes ou simplement ajoutés aux favoris. Il y a des images sauvegardées et des notes dans des messageries comme Telegram, Viber ou WhatsApp. Les captures d'écran sont mélangées avec les photos. Et il y a aussi l'ordinateur familial où on ne trouve rien du tout, tout est mélangé et rien n'est regroupé.
Vous êtes-vous reconnu au moins à 50–60 % ? Très probablement oui. J'ai décrit une famille abstraite fictive sans référence à des personnes concrètes, mais c'est une situation tout à fait réaliste. En lisant le paragraphe précédent, ne vous êtes-vous pas alarmé du chaos informationnel-documentaire dans lequel vous vivez ? Si non, c'est très mauvais. Bien que je n'attendais pas une réponse « oui », car beaucoup de gens vivent exactement ainsi.
Pourquoi cela arrive-t-il ? Je pense que c'est lié à au moins plusieurs raisons. D'abord, le mélange du monde numérique et réel s'est produit relativement récemment — ordinateurs et téléphones sont entrés massivement dans nos vies il y a seulement 20–30 ans. Ensuite, même coincés dans le monde physique, les gens ne cherchaient pas à y mettre de l'ordre, car personne ne leur a appris, et eux-mêmes n'avaient pas la pensée qui permettrait de se poser ces questions. L'immense majorité des gens a de sérieux problèmes de stockage et d'organisation tant de l'information physique que numérique. Vous ne pouvez même pas imaginer combien ce problème gêne les gens au quotidien.
D'abord, chercher dans une source non ordonnée et non triée prend toujours plus de temps que dans une bien organisée. Et ne pensez pas que trier et organiser prendra beaucoup de temps. Ensuite, chercher dans plusieurs sources complique la tâche et prend encore plus de temps. Troisièmement, le stockage non sécurisé des documents et données empêche de créer des sauvegardes et fait perdre du temps. Ce que sont les sauvegardes et à quoi elles servent, nous en discuterons dans un des chapitres suivants. Et enfin, quatrièmement, quand vous avez le chaos avec les documents, vous avez le chaos dans les pensées aussi. Les documents ordonnés montrent rapidement le tableau général de votre vie, ce qui permet d'ajuster vos objectifs plus précisément. C'est un point important, car pendant longtemps j'ai moi-même eu des problèmes avec ça, et ce chaos virtuel-physique a freiné la réalisation de mes objectifs et affecté négativement mon autoformation. Je suis convaincu que pratiquement tous les documents physiques et virtuels peuvent être structurés.
Maintenant je vais montrer comment je stocke les documents virtuels et physiques, et sur cette base vous pourrez essayer de faire quelque chose de similaire avec vos données. Donc, comme je l'ai dit, nous vivons simultanément dans les mondes physique et virtuel, ce qui signifie qu'il y a deux groupes de documents pratiquement impossibles à unifier. Il n'y a rien d'étrange à cela — avoir 2–3 lieux de stockage vaut mieux que 10–15.
Commençons par les documents physiques :
1) Cahier pour noter les dépenses.
2) Résultats médicaux des examens de routine.
3) Documents de l'appartement (chaque dans un dossier séparé).
4) Documents de travail.
5) Documents fiscaux (pour/de).
6) Contrats bancaires.
7) Documents de la voiture.
Je vais parcourir brièvement cette liste avec des explications. J'ai un cahier où je note mes dépenses quotidiennes depuis le 1er octobre 2020. J'ai aussi des résultats d'examens médicaux, des documents d'appartements, des documents de travail, des documents bancaires et fiscaux, et des documents de voitures. Tout cela, sauf le cahier des dépenses, est stocké sur une seule étagère. C'est très pratique. On ne peut pas faire mieux. Les documents sont soigneusement disposés pour pouvoir rapidement prendre tel ou tel dossier. Pourquoi ne feriez-vous pas pareil ? Votre vie consistera probablement en d'autres catégories de documents, bien qu'elles se recoupent avec les miennes en partie. Organisez le stockage en un seul endroit. Imaginez qu'un jour il y ait un incendie dans votre appartement et que vous deviez prendre d'urgence l'essentiel. Quand tous les documents sont dans un seul endroit, vous pourrez les rassembler rapidement et quitter le bâtiment, au lieu d'aller chercher les photos dans l'armoire du salon et les documents de l'appartement dans la commode de la chambre. Bien sûr je ne les garde pas en un seul endroit seulement pour le feu ou l'évacuation d'urgence, mais aussi pour un accès rapide et comprendre quels types de documents j'ai.
Passons aux documents virtuels. Donc j'ai :
1) Projets de travail.
2) Projets personnels, sites et brouillons.
3) Photos et vidéo.
4) Autre.
Ne doutez pas que tout est stocké très proche pour pouvoir créer des sauvegardes commodément. Les documents virtuels ne nécessitent pas d'explication spéciale, c'est déjà clair. Le seul point qui peut poser difficulté est « Autre ». En fait ce point cache beaucoup de sous-points : documents de la vie personnelle sous forme de notes et mots de passe, matériaux pour apprendre l'anglais, matériaux sur l'astrophysique, livres virtuels et tout le reste qui compose ma vie virtuelle, et avec elle la vie réelle. Créez-vous un dossier « Données » ou « Ma vie » — ou tout autre nom approprié. Ensuite dans ce dossier créez les dossiers dont vous avez besoin selon vos besoins, intérêts et hobbies : anglais, recettes et tout autre nom. Dans chaque dossier vous pouvez créer des dossiers supplémentaires au besoin, mais il est très important que tous vos documents et matériaux virtuels soient initialement dans le dossier « Données » ou « Ma vie ». En fait vous n'avez même pas à stocker ça sous forme de répertoires sur l'ordinateur. Vous pouvez utiliser n'importe quel programme conçu pour stocker des données de façon hiérarchique, comme Notion, FSNotes, Bear Notes, Obsidian et bien d'autres. D'ailleurs, de l'un de ces programmes je me sers encore aujourd'hui.
