Parlons un peu des projets à long terme. D'abord, de quoi s'agit-il ? Des objectifs, tâches et entreprises qui peuvent durer en continu de deux semaines à plusieurs mois voire années. Le plus simple est de montrer par l'exemple. Sur une période de ta vie tu as planifié pas mal de choses et, avec le quotidien et les tracas, tu te retrouves avec une liste conséquente :
- Tu prépares un voyage à l'étranger et tu dois tout détailler.
- La hiérarchie d'une autre ville vient au bureau et tu dois en faire plus que d'habitude.
- Tu as des travaux chez toi et tu pilotes tout le chantier.
- Ta fille est en auto-école et tu lui as promis de l'aider pour la pratique et la théorie.
- Tu vas lui acheter une voiture et tu regardes les offres, tu vas voir des annonces.
- Tu fais du foot et il y a un tournoi amateur en cours où tu joues avec tes amis.
En gros tout ça ce sont des projets. Ou de grosses tâches, peu importe le mot — ça ne change pas grand-chose. L'important c'est que tout se terminera tôt ou tard. Tu feras le voyage, la hiérarchie viendra et repartira, les travaux finiront, ta fille aura le permis, tu lui achèteras la voiture, le tournoi se terminera. Bien sûr ça peut se répéter : la hiérarchie dans six mois, un autre voyage, un autre tournoi.
Donc tu as six « agendas » à garder sous contrôle et entre lesquels basculer tout au long de la journée. Il y a un vrai risque qu'en passant d'une tâche à l'autre et en les gérant pratiquement toutes en même temps tu oublies quelque chose d'important : oublier les billets retour, rendre un rapport moins bon à la hiérarchie, les meubles mal placés, ta fille qui rate l'examen par manque de pratique, une voiture pas optimale parce que tu ne l'as pas assez vérifiée, une élimination rapide du tournoi parce que tu es dispersé et en mauvaise forme. Mal faire les grosses tâches n'est pas le pire. Le pire c'est quand tu commences à ignorer les signaux que te envoient tes tâches et à sous-estimer le problème. J'en parlerai au chapitre suivant.
Combien de grosses tâches prendre en même temps, et que faire quand tu en as trop ? Sur la première question je ne te donnerai pas de chiffre précis. Ça dépend de chacun et du nombre de contextes qu'il peut garder en tête en même temps sur des semaines voire des mois. Pour certains six c'est trop et ils préféreraient ne pas mener plus de 3–4 grands projets à long terme en parallèle. D'autres tiennent dix. Sur la deuxième — que faire quand tu as trop de projets en cours, que ça ne va pas et que tu n'y arrives pas — demande-toi d'abord si quelque chose peut être mis en pause pour l'instant et repris plus tard. Sinon, je crains qu'il faille vivre cette période sous tension avec toutes les tâches, si on ne peut ni les décaler ni les annuler. D'un autre côté, c'est une leçon : planifier plus soigneusement à l'avenir.
