Donc, c'est la plus importante des habitudes du chapitre précédent. On pourrait bien sûr la distinguer comme sous-chapitre parmi d'autres habitudes, comme la visualisation, le contrat public et d'autres aspects importants dont j'ai parlé dans la section sur les habitudes. Mais ces choses méritent une attention à part.
Très grossièrement, l'essence de ma méthode de productivité, dont je parlerai dans le deuxième livre, consiste en deux étapes : 1) définir les objectifs en les détaillant par écrit ; 2) suivre le plan strictement, en faisant une revue constante de ce qui est fait par rapport à ce qui est prévu.
Pour l'instant abstractions-nous de ce dont vous avez exactement besoin. Supposons que vous avez déjà l'étape un : vous l'avez élaborée vous-même ou avec de l'aide. Supposons que vous avez une liste de 20–30 tâches pour la semaine, ou que vous êtes allé plus loin et avez écrit quoi faire à quels jours. Cette liste est dans un coin et mène sa vie, et vous la vôtre. Qui a dit qu'en notant les tâches sur papier ou sur un support électronique (par exemple une app de notes ou un calendrier), vous les ferez à coup sûr ? Personne ! Vous oublierez probablement cette liste. Au mieux, si vous utilisez un calendrier électronique, vous recevrez des rappels qu'il est temps de faire la tâche prévue. Mais il n'est pas toujours possible de la faire à l'heure prévue, et vous la reportez ou, pire, l'oubliez.
Vous avez besoin d'une revue régulière de ce que vous avez fait dans la journée. Pour que cela se fasse de façon constante, il faut en faire une habitude. Dès que vous déverrouillez votre téléphone, si vous laissez votre cerveau ouvrir n'importe quelle app, il ouvrira tout de suite vos réseaux sociaux et messageries les plus utilisés. Si vous n'y croyez pas, mélangez les icônes sur votre écran d'accueil et vous verrez comment pendant encore une semaine après avoir changé la disposition habituelle vous continuerez à toucher exactement le coin où était l'icône de tel ou tel messager. Vous devez développer la même habitude avec la liste des tâches. C'est à elle que vous devez vous tourner en premier en déverrouillant l'écran. Cela doit devenir une action automatique. Si vous passez plus de temps devant l'ordinateur qu'au téléphone (comme moi), la liste des tâches doit être sur l'ordinateur. Idéalement tout doit être synchronisé entre les appareils et tenu en un seul endroit. Nous parlerons de l'importance de tout garder en un seul endroit dans un chapitre plus bas.
Je ne donnerai pas de nombre exact de combien de fois vous devez consulter votre liste quotidienne de tâches, mais clairement ce doit être plus d'une ou deux fois par jour. Le conseil le plus inutile que j'ai entendu dans ce domaine était à peu près : « Fais la liste des tâches de demain avant de dormir, et le matin au réveil lis-la et fais les tâches. Le soir vérifie ce qui est fait et planifie pour le lendemain. » Cette pratique est inefficace pour deux raisons :
1) D'abord, où est la garantie que la liste que vous faites est importante pour vous ? Elle est probablement détachée du contexte et de l'objectif global que vous visez, et au final vous passerez du temps sur des tâches peu essentielles et peut-être non urgentes. Les objectifs se définissent une fois, puis il faut les détailler pour savoir à l'avance quoi et quand vous ferez. Et les tâches planifiées la veille pour le lendemain ne vous mènent nulle part et ne vous font pas avancer. Oui, vous les ferez, et bravo, mais étaient-ce vraiment ces tâches dont vous aviez besoin ? Probablement pas. Au fait, nous parlerons de la classification des tâches, de leur importance et urgence dans un autre chapitre.
2) Ensuite, l'approche « matin-soir », où vous vérifiez le matin et le soir, a un défaut sérieux : entre les deux il se passe toute une journée. Le matin vous avez vu et « approuvé » cette liste, mais jusqu'au soir il peut se passer n'importe quoi : beaucoup de tâches et d'appels spontanés et importants non prévus, aller faire des courses, parler avec des collègues ou des proches. Dans ce mode n'importe qui oubliera une partie de ses tâches, ou toutes. Donc on peut conclure que le mode « matin-soir » ne convient pas, et il faut vérifier les tâches beaucoup plus souvent. Combien plus souvent ? Autant que les circonstances le permettent. Certains peuvent vérifier toutes les heures, d'autres seulement toutes les 4–5 heures. C'est déjà mieux que matin-soir ou rien du tout.
Supposons que vous trouviez et que l'heure du déjeuner vous convienne. Pendant le déjeuner vous n'avez pas la possibilité de vous occuper de vos affaires personnelles, mais vous pouvez simplement ouvrir la liste et la relire. Pendant que vous mangez, votre cerveau ruminera ce que vous avez lu et proposera peut-être une solution à tel ou tel problème ou une meilleure approche pour une tâche. Vous allez prendre une douche ? Pareil, lisez la liste des tâches et votre cerveau continuera à travailler dessus. La douche et la baignoire sont d'excellents endroits pour vous reposer et recharger vos pensées sur vos tâches. Et, comme vous l'aurez peut-être deviné, il y aura une section à part là-dessus plus bas, bien qu'elle s'appellera un peu différemment et sera plutôt sur l'oisiveté.
Si vous voulez savoir combien de fois moi-même je vérifie mes tâches quotidiennes, je peux partager. Dès le matin je ne consacre généralement pas de temps à mes objectifs personnels, car si tôt que je me lève, à cette heure au bureau c'est déjà plein jour de travail et mes pensées vont plutôt au travail. En finance il y a le principe « payez-vous d'abord », et je pense qu'on peut l'appliquer à la vie personnelle. Mais je ne l'ai jamais utilisé, et le matin ma priorité est toujours le travail et le tri des messages des collègues. Ensuite, comme je l'ai dit, ma « connaissance » de la liste des tâches commence plus près du déjeuner, quand je vais manger. Bien que « connaissance » ne soit pas le mot exact, car les tâches prévues sont le plus souvent une routine quotidienne qui me mène pas à pas vers mes objectifs. Donc je connais bien les tâches du jour, elles sont presque toujours dans ma tête. Et oui, il y aura un chapitre à part sur l'importance de la routine et comment la percevoir.
La partie principale de l'exécution (et de la vérification) de mes tâches hebdomadaires commence à la fin de la journée de travail. Un de mes avantages est que j'aime mon travail, je ne m'en fatigue pas, donc je peux passer directement aux affaires personnelles. Je fais une partie des tâches tout au long de la soirée et je vérifie la liste toutes les 1–2 heures. Avant de dormir, bien sûr, je ne me refuse pas le plaisir d'ouvrir encore la liste de demain pour le cas où mon cerveau trouverait une solution qui permettrait de faire les tâches de demain plus vite ou mieux. Le week-end le mode de vérification diffère des jours de semaine : dès le matin je suis plein de détermination à « manger les grenouilles » et à faire tout ce qui est prévu, finir les queues de la semaine s'il en reste, donc le week-end je vérifie peut-être 7–10 fois par jour.
La revue quotidienne de vos tâches et du travail du jour est une partie fondamentale de tout le processus de planification. Pensez à vos objectifs autant que vous pouvez. Vérifiez les tâches prévues au moins 3–4 fois par jour. De plus, de temps en temps il est important de vérifier les tâches prévues pour la semaine et le mois, mais cela n'a pas besoin d'être si fréquent, donc nous parlerons de la régularité de cette vérification dans le deuxième livre.
Pour terminer le chapitre je voudrais citer un paragraphe du livre « La grenouille, l'éléphant et le brocoli. Comment vivre et comment ne pas » d'Alexey Markov, avec lequel je suis entièrement d'accord :
Les meilleurs dans leur domaine savent toujours ce qui est important maintenant. Savez-vous quelle est leur priorité ? Mettre les priorités. C'est pourquoi ils font toujours le plus important. Toute autre action signifie qu'ils se sont distraits.
