Im Abschnitt über die tägliche Überprüfung der Ziele erwähnte ich die Wichtigkeit der Synchronisation dieser Liste zwischen Computer und mobilen Geräten, wenn Sie verschiedene Plattformen nutzen. Dieses Kapitel entwickelt diese Idee weiter und geht noch weiter. Im Prinzip könnte man es ins zweite Buch verschieben, da hier neben dem theoretischen Text auch Ratschläge und Beispiele stehen, aber ich lasse es hier.
Wenn Sie Produktivitätsbücher lesen, werden Sie kaum einen solchen Punkt finden, aber für mich habe ich entdeckt, dass es extrem wichtig und praktisch ist.
Wir leben gleichzeitig in zwei Welten — physisch und virtuell. Das bedeutet, Sie haben Dokumente sowohl in physischer als auch in elektronischer Form. Das ist völlig normal und es gibt kein Entrinnen. Als Nächstes schreibe ich ein paar Sätze, und wenn Sie sich darin erkennen, haben Sie wahrscheinlich ernsthafte Ordnungsprobleme.
Nehmen wir den Durchschnittsmenschen. Er hat Fotoalben in einer Kommode im Wohnzimmer (oder Schlafzimmer). In der Küche gibt es sicher Zettel mit Rezeptnotizen (besonders bei Älteren) und Rezeptzeitschriften. Auf dem Beistelltisch kann ein Notizbuch liegen. Die Wohnungsunterlagen, sagen wir, liegen im Schrank im Schlafzimmer auf den Regalen der Frau (denn in der Regel kümmern sich Frauen öfter um solche Dinge). Die Autodokumente liegen dagegen irgendwo im Wohnzimmer auf den Regalen des Mannes. In der Handtasche der Frau können die Ergebnisse ihrer letzten ärztlichen Untersuchung sein. Und irgendwo neben der 200-Dollar-Notreserve liegen die Kreditabzahlungsbelege, die man wichtig bis zur vollständigen Tilgung aufbewahrt. Jetzt zu den Geräten eines der Ehepartner. Die Einkaufsliste wird als Notizen in einer App gespeichert. Im Browser sind viele Tabs mit verschiedenen Rezepten geöffnet oder sie sind einfach in den Lesezeichen. Es gibt gespeicherte Bilder und Notizen in Messengern wie Telegram, Viber oder WhatsApp. Screenshots sind mit Fotos vermischt. Und dann gibt es den Heimcomputer, auf dem man überhaupt nichts finden kann, alles ist durcheinander und nichts gruppiert.
Haben Sie sich in mindestens 50–60 % wiedererkannt? Höchstwahrscheinlich ja. Ich habe eine abstrakte erfundene Familie ohne Bezug zu konkreten Menschen beschrieben, aber es ist eine durchaus realistische Situation. Als Sie den vorherigen Absatz lasen, hat Sie nicht alarmiert, in welchem Informations-Dokumenten-Chaos Sie leben? Wenn nicht, ist das sehr schlecht. Obwohl ich keine „ja“-Antwort erwartete, denn viele Menschen leben genau so.
Warum passiert das? Ich denke, es hängt mit mindestens mehreren Gründen zusammen. Erstens geschah die Vermischung von digitaler und realer Welt relativ kürzlich — Computer und Mobiltelefone sind erst vor 20–30 Jahren massenhaft in unser Leben getreten. Zweitens strebten die Menschen, selbst im physischen Welt gefangen, nicht danach, dort Ordnung zu schaffen, weil ihnen das niemand beibrachte und sie selbst nicht das Denken hatten, solche Fragen zu stellen. Die überwältigende Mehrheit hat ernsthafte Probleme mit der Speicherung und Ordnung sowohl physischer als auch digitaler Informationen. Sie können sich gar nicht vorstellen, wie sehr dieses Problem den Menschen im Alltag im Weg steht.
Erstens dauert die Suche in einer ungeordneten und unsortierten Quelle immer länger als in einer sauber organisierten. Und denken Sie nicht, dass Sortieren und Ordnen viel Zeit kostet. Zweitens macht die Suche in mehreren Quellen die Aufgabe komplizierter und braucht noch mehr Zeit. Drittens erschwert unsichere Speicherung von Dokumenten und Daten die Erstellung von Backups und kostet Zeit. Was Backups sind und wozu sie nötig sind, besprechen wir in einem der folgenden Kapitel. Und schließlich viertens: Wenn Sie Chaos mit Dokumenten haben, haben Sie auch Chaos in den Gedanken. Geordnete Dokumente zeigen schnell das Gesamtbild Ihres Lebens, was es ermöglicht, Ihre Ziele genauer anzupassen. Das ist ein wichtiger Punkt, denn lange Zeit hatte ich selbst damit Probleme, und dieses virtuell-physikalische Chaos hat meine Zielerreichung gebremst und meine Selbstbildung negativ beeinflusst. Ich bin überzeugt, dass praktisch alle physischen und virtuellen Dokumente strukturiert werden können.
Jetzt zeige ich, wie ich virtuelle und physische Dokumente aufbewahre, und darauf können Sie versuchen, etwas Ähnliches mit Ihren Daten zu machen. Also, wie gesagt, leben wir gleichzeitig in physischen und virtuellen Welten, was bedeutet, dass es zwei Gruppen von Dokumenten gibt, die praktisch nicht zu vereinheitlichen sind. Daran ist nichts Seltsames — 2–3 Speicherorte zu haben ist besser als 10–15.
Beginnen wir mit physischen Dokumenten:
1) Heft für die Aufzeichnung von Ausgaben.
2) Medizinische Ergebnisse von Routineuntersuchungen.
3) Wohnungsunterlagen (jede in separater Mappe).
4) Arbeitsunterlagen.
5) Steuerunterlagen (für/von).
6) Bankverträge.
7) Autodokumente.
Ich gehe kurz die Liste mit Erklärungen durch. Ich habe ein Heft, in das ich seit dem 1. Oktober 2020 meine täglichen Ausgaben eintrage. Ich habe auch Ergebnisse medizinischer Untersuchungen, Wohnungsunterlagen, Arbeitsunterlagen, Bank- und Steuerunterlagen sowie Autodokumente. All das, außer dem Ausgabenheft, liegt auf einem einzigen Regal. Das ist sehr praktisch. Praktischer geht es nicht. Die Dokumente sind ordentlich aufgeteilt, damit man schnell die eine oder andere Mappe greifen kann. Warum machen Sie nicht dasselbe? Ihr Leben wird wahrscheinlich aus anderen Dokumentenkategorien bestehen, obwohl sie sich mit meinen in manchem überschneiden werden. Organisieren Sie die Aufbewahrung an einem Ort. Stellen Sie sich vor, eines Tages bricht in Ihrer Wohnung ein Feuer aus und Sie müssen dringend alles Nötigste mitnehmen. Wenn alle Dokumente an einem Ort sind, können Sie sie schnell zusammensuchen und das Gebäude verlassen, statt Fotos aus dem Wohnzimmerschrank und Wohnungsunterlagen aus der Schlafzimmerkommode zu holen. Natürlich bewahre ich sie nicht nur wegen Feuer oder dringender Evakuierung an einem Ort auf, sondern auch für schnellen Zugriff und um zu verstehen, welche Dokumententypen ich habe.
Kommen wir zu den virtuellen Dokumenten. Also habe ich:
1) Arbeitsprojekte.
2) Privatprojekte, Websites und Entwürfe.
3) Fotos und Video.
4) Sonstiges.
Zweifeln Sie nicht, dass alles sehr nah beieinander gespeichert ist, damit man bequem Backups erstellen kann. Virtuelle Dokumente brauchen keine besondere Erklärung, das ist alles klar. Der einzige Punkt, der Schwierigkeiten machen kann, ist „Sonstiges“. In der Tat verbirgt dieser Punkt viele Unterpunkte: Dokumente aus dem Privatleben in Form von Notizen und Passwörtern, Materialien zum Englischlernen, Materialien zur Astrophysik, virtuelle Bücher und alles andere, was mein virtuelles Leben ausmacht, und mit ihm das reale. Legen Sie sich einen Ordner „Daten“ oder „Mein Leben“ an — oder einen anderen passenden Namen. Darin erstellen Sie die Ordner, die Sie brauchen, je nach Ihren Bedürfnissen, Interessen und Hobbys: Englisch, Rezepte und beliebige andere Namen. In jedem solchen Ordner können Sie bei Bedarf weitere Ordner anlegen, aber es ist sehr wichtig, dass alle Ihre virtuellen Dokumente und Materialien ursprünglich im Ordner „Daten“ oder „Mein Leben“ liegen. Tatsächlich müssen Sie das gar nicht als Verzeichnisse auf dem Computer speichern. Sie können eines der Programme nutzen, die für hierarchische Datenspeicherung gedacht sind, wie Notion, FSNotes, Bear Notes, Obsidian und viele andere. Übrigens eines davon benutze ich bis heute.
