Im nächsten Buch wird es darum gehen, das Leben zu planen, bis hin zu den Tagesaufgaben. Darüber werden wir viel reden und üben. Es gibt mindestens zwei Werkzeuge dafür — die gebräuchlichsten —, daneben z. B. Franklin-Tagesabläufe. Hier spreche ich über To-do-Listen und Kalender. Und seltsamerweise bin ich nach wie vor für To-do-Listen. Warum? Wirst du sehen.
Bei To-do-Listen geht es darum, sich eine Liste der Dinge zu machen, die du heute erledigen musst. Du kannst priorisieren oder nicht — nicht das Wichtigste. Wichtiger ist, dass du noch weiter gehen und nicht nur die Tagesaufgaben auflisten, sondern einen Kalender (z. B. Google Kalender) nehmen und alle geplanten Aufgaben mit Zeitfenster eintragen kannst. Z. B.:
10:00–12:00 Arbeitstreffen,
12:30–13:30 Mittagessen,
13:00–14:00 Spaziergang,
14:00–15:00 Arzt.
Du verstehst. Du musst nicht immer Essen oder Kleinkram zeitlich legen, aber alles, was du für wichtig hältst, solltest du festhalten.
Ich kenne mindestens zwei Menschen, die nach dem Kalender leben. Wirklich, und die ihre Aufgaben gut erledigen. Der eine ist der Autor von „Mein produktiver Tag“, ein Produktivitätsfanatiker (im guten Sinne). Er kann in seinem Leben leicht experimentieren, hat stabile passive Einkünfte und eine Assistentin für die lästige Routine. Der andere ist unser CEO, ein erfolgreicher Unternehmer, der noch weiter geht: Er delegiert oder bezahlt die unangenehmsten Aufgaben (im Rahmen des Vernünftigen — Sport macht niemand für ihn). Ihr Tag hat also weniger Routine und negative Aufgaben, die bei den meisten negative Gefühle gegenüber Planung überhaupt auslösen. Sie können es sich leisten, strikt nach Kalender zu leben. Ich nicht.
Ich lebe schon nach Plan von Monat zu Monat, Woche zu Woche, Tag zu Tag. Wenn ich zusätzlich noch stundenweise planen müsste, würde ich durchdrehen. Ich brauche Wahlfreiheit bei den Aufgaben wenigstens auf Tagesebene. Über Wahlfreiheit geht es noch im Kapitel Motivation. Ich denke, niemand fände es angenehm, wenn ihm — oder er sich selbst — ein Lebensplan mit stundenweise verplanten Ereignissen aufgezwungen wird. Vielleicht gibt es Menschen, die bereit sind, dem Kalender auch im Privaten bedingungslos zu folgen. Die werden wohl am meisten erreichen. Aber ich glaube, das ist nicht für alle. Mich eingeschlossen. Ich will nicht an den Kalender gebunden sein. Ich weiß einfach, was ich am Tag zu tun habe, halte es in einer To-do-Liste (oder einer Liste) und mache es, wann es mir passt. Natürlich verbietet Kalendernutzung nicht, Aufgaben zu verschieben, zu tauschen oder zu verlegen — das wird oft sogar begrüßt. Aber dann geht meiner Meinung nach der Wert des Kalenders verloren: Er wird wieder zur normalen Aufgabenliste, nur eben als Einträge im Kalender statt in der To-do.
Stell dir vor, du bist ein normaler Angestellter. Auf der Arbeit hast du vermutlich schon eine klare Bindung: was wann zu tun ist, von dringenden Chef-Anfragen und „war gestern fällig“-Berichten abgesehen. Stell dir jetzt vor, im Privatleben lebst du auch nach Kalender — sowohl was du magst als auch die Routine. Für mich hört dann das Leben auf, ein Märchen zu sein, und wird zur Qual ohne Genuss. Darum glaube ich weiterhin, dass Kalender und strikte zeitgebundene Aufgabenfolge nicht für alle sind.
Auch bei uns auf der Arbeit versuche ich in der Regel, den Programmierern keine spontanen Aufgaben zu geben, die „heute“ oder gar „sofort“ erledigt werden müssen. Natürlich gibt es „brennende Schwäne“: Manchmal muss man sofort Feuer löschen oder dringend einen Bericht für eine andere Abteilung machen. Aber in den meisten Fällen gebe ich Aufgaben mit längerem Vorlauf, z. B. eine Woche. Mein Verhältnis zu den Programmierern baut u. a. auf Vertrauen. Ich weiß, wie lange die Aufgaben dauern, die ich gebe. Wir heben die wichtigsten und dringendsten hervor. Aber die meisten müssen nicht am selben Tag fertig sein, also können die Mitarbeiter ihre Arbeitswoche oder zumindest den Tag selbst planen. Sie haben Wahl, und ich hoffe, das hilft gegen Burnout. Sie haben selbst mehrfach gesagt, dass sie in diesem Format gut arbeiten können. Nach meiner Erfahrung, privat wie auf der Arbeit, nützt strikte Kalenderbefolgung nicht immer. Es ist nicht für alle. Trotzdem würde ich das nicht zu den produktivitätsbremsenden Faktoren zählen. Eher ein Weg in die Depression, die die Produktivität bremst. Aber da es Leute gibt, die tatsächlich nach Kalender leben, passt die Methode manchen. Kalender im Privatleben haben mir bisher nicht so gut getaugt. Du kannst es aber selbst probieren — vielleicht gefällt es dir besser.
