Also, das ist die wichtigste Gewohnheit aus dem vorherigen Kapitel. Man könnte sie natürlich als Unterkapitel unter anderen Gewohnheiten hervorheben, wie Visualisierung, öffentlicher Vertrag und andere wichtige Aspekte, von denen ich im Abschnitt über Gewohnheiten gesprochen habe. Aber diese Dinge verdienen besondere Aufmerksamkeit.
Sehr grob gesagt besteht die Essenz meiner Produktivitätsmethode, die ich im zweiten Buch beschreiben werde, aus zwei Schritten: 1) Ziele definieren und detailliert aufschreiben; 2) dem Plan strikt folgen und ständig abgleichen, was getan und was geplant wurde.
Abstrahieren wir vorerst davon, was genau Sie brauchen. Nehmen wir an, Schritt eins haben Sie schon: Sie haben ihn selbst oder mit Hilfe erstellt. Nehmen wir an, Sie haben eine Liste von 20–30 Aufgaben für die Woche, oder Sie sind noch weiter gegangen und haben aufgeschrieben, was an welchen Tagen zu tun ist. Diese Liste liegt irgendwo und führt ihr eigenes Leben, und Sie — Ihr. Wer hat gesagt, dass Sie, wenn Sie Aufgaben auf Papier oder in ein elektronisches Medium (z.B. eine Noten-App oder einen Kalender) schreiben, sie garantiert erledigen? Niemand! Höchstwahrscheinlich werden Sie diese Liste vergessen. Im besten Fall, wenn Sie einen elektronischen Kalender nutzen, bekommen Sie Erinnerungen, dass es Zeit ist, die geplante Aufgabe anzugehen. Aber es ist nicht immer möglich, diese Aufgabe zur vorgesehenen Zeit zu erledigen, und Sie verschieben sie einfach oder vergessen sie schlimmstenfalls.
Sie brauchen eine regelmäßige Überprüfung dessen, was Sie am Tag erledigt haben. Damit das regelmäßig passiert, müssen Sie daraus eine Gewohnheit machen. Sobald Sie Ihr Handy entsperren, wenn Sie Ihrem Gehirn erlauben, irgendeine App zu öffnen, wird es sofort Ihre meistgenutzten sozialen Netzwerke und Messenger öffnen. Wenn Sie es nicht glauben, mischen Sie die Icons auf Ihrem Startbildschirm — und Sie werden sehen, wie Sie noch eine Woche nach der Änderung der gewohnten Anordnung weiterhin genau in die Ecke tippen, wo das Icon dieses oder jenes Messengers war. Sie müssen dieselbe Gewohnheit mit der Aufgabenliste entwickeln. An sie müssen Sie sich zuerst wenden, wenn Sie den Bildschirm entsperren. Das muss eine automatische Handlung werden. Wenn Sie mehr Zeit am Computer als am Handy verbringen (wie ich), dann muss die Aufgabenliste am Computer sein. Idealerweise sollte alles mit verschiedenen Geräten synchronisiert und an einem Ort gehalten werden. Über die Wichtigkeit, alles an einem Ort zu haben, sprechen wir in einem eigenen Kapitel weiter unten.
Ich werde keine genaue Zahl nennen, wie oft Sie Ihre tägliche Aufgabenliste ansehen sollten, aber es sollte eindeutig mehr als 1 oder 2 Mal am Tag sein. Der nutzloseste Ratschlag, den ich in diesem Bereich gehört habe, klang etwa so: „Mach die Aufgabenliste für morgen vor dem Schlafengehen, und morgens beim Aufwachen lies sie und erledige die Aufgaben. Abends prüfe, was du geschafft hast, und plane für den nächsten Tag.“ Diese Praxis ist aus zwei Gründen ineffektiv:
1) Erstens: Wo ist die Garantie, dass die Aufgabenliste, die Sie erstellen, für Sie wichtig ist? Höchstwahrscheinlich ist sie vom Kontext und vom Gesamtziel, das Sie erreichen wollen, losgelöst, und am Ende verbringen Sie Zeit mit unwesentlichen und vielleicht nicht dringenden Aufgaben. Ziele werden einmal formuliert, und dann müssen sie so aufgeschrieben werden, dass Sie im Voraus wissen, was und wann Sie tun werden. Und Aufgaben, die abends für den nächsten Tag geplant werden, bringen Sie nirgendwohin und bringen Sie nicht voran. Ja, Sie werden sie erledigen, und gut gemacht, aber waren das wirklich die Aufgaben, die Sie brauchten? Höchstwahrscheinlich nicht. Übrigens sprechen wir in einem anderen Kapitel über die Klassifizierung von Aufgaben, ihre Wichtigkeit und Dringlichkeit.
2) Zweitens hat der „Morgen-Abend“-Ansatz, bei dem Sie morgens und abends prüfen, einen ernsten Nachteil: Zwischen diesen beiden Momenten vergeht ein ganzer Tag. Morgens haben Sie die Liste gesehen und „genehmigt“, aber bis zum Abend kann alles Mögliche passieren: viele spontane und wichtige ungeplante Aufgaben und Anrufe, Einkäufe, Gespräche mit Kollegen oder Verwandten. In diesem Modus wird jeder einen Teil seiner Aufgaben vergessen, oder alle. Also können wir schließen, dass der „Morgen-Abend“-Modus definitiv nicht funktioniert, und Sie müssen Ihre Aufgaben viel öfter prüfen. Wie viel öfter? So oft, wie Ihre Umstände es erlauben. Manche können stündlich prüfen, andere nur alle 4–5 Stunden. Das ist schon besser als Morgen-Abend oder gar nichts.
Nehmen wir an, Sie finden es heraus und die Mittagszeit passt Ihnen. Während des Mittessens haben Sie keine Möglichkeit, sich persönlichen Dingen zu widmen, aber Sie können einfach die Liste öffnen und nochmal lesen. Während Sie essen, wird Ihr Gehirn das Gelesene durchgehen und vielleicht eine Lösung für dieses oder jenes Problem oder einen besseren Ansatz für eine Aufgabe vorschlagen. Gehen Sie duschen? Ebenso, lesen Sie die Aufgabenliste, und Ihr Gehirn wird weiter daran arbeiten. Dusche und Bad sind großartige Orte, um sich auszuruhen und die Gedanken an Ihre Aufgaben neu zu laden. Und, wie Sie vielleicht schon erraten haben, wird es darüber auch einen eigenen Abschnitt weiter unten geben, obwohl er etwas anders heißen wird und eher von Müßiggang handeln wird.
Wenn Sie wissen wollen, wie oft ich selbst meine täglichen Aufgaben prüfe, kann ich das teilen. Von frühmorgens an widme ich meinen persönlichen Zielen normalerweise keine Zeit, denn egal wie früh ich aufstehe, zu dieser Zeit ist im Büro schon Hochbetrieb und meine Gedanken gehen eher um die Arbeit. In der Finanzwelt gibt es das Prinzip „zahle zuerst dich selbst“, und ich denke, man kann es durchaus auf das persönliche Leben anwenden. Aber ich habe es nie genutzt, und morgens hat bei mir immer Arbeit und das Durchgehen von Nachrichten von Kollegen Priorität. Als Nächstes, wie gesagt, beginnt meine „Bekanntschaft“ mit der Aufgabenliste näher am Mittag, wenn ich zum Essen gehe. Obwohl „Bekanntschaft“ nicht ganz das richtige Wort ist, denn die geplanten Aufgaben sind meist eine tägliche Routine, die mich Schritt für Schritt zu meinen Zielen führt. Also kenne ich die Aufgaben des Tages gut, sie sind fast immer in meinem Kopf. Und ja, es wird ein eigenes Kapitel über die Wichtigkeit der Routine und wie man sie wahrnehmen soll geben.
Der Hauptteil der Erledigung (und Überprüfung) meiner wöchentlichen Aufgaben beginnt am Ende des Arbeitstags. Einer meiner Vorteile ist, dass mir meine Arbeit gefällt, ich ermüde nicht dabei, also kann ich direkt zu persönlichen Dingen übergehen. Ich erledige einen Teil der Aufgaben im Laufe des Abends und prüfe die Liste alle 1–2 Stunden. Vor dem Schlafengehen gönne ich mir natürlich das Vergnügen, die Aufgabenliste für morgen nochmal zu öffnen — falls mein Gehirn eine Lösung findet, die es mir erlaubt, die Aufgaben von morgen schneller oder besser zu erledigen. Am Wochenende unterscheidet sich der Überprüfungsmodus von den Werktagen: Von frühmorgens an bin ich voller Entschlossenheit, „die Frösche zu essen“ und alles Geplante zu erledigen, die Schwänze der Woche fertigzumachen, falls welche übrig sind, also prüfe ich am Wochenende vielleicht 7–10 Mal am Tag.
Die tägliche Überprüfung Ihrer Aufgaben und der Arbeit des Tages ist ein grundlegender Bestandteil des gesamten Planungsprozesses. Denken Sie so viel wie möglich an Ihre Ziele. Prüfen Sie die geplanten Aufgaben mindestens 3–4 Mal am Tag. Außerdem ist es von Zeit zu Zeit wichtig, die geplanten Aufgaben für die Woche und den Monat zu prüfen, aber das muss nicht so oft sein, also sprechen wir über die Regelmäßigkeit dieser Überprüfung im zweiten Buch.
Zum Abschluss des Kapitels möchte ich einen Absatz aus dem Buch „Der Frosch, der Elefant und der Brokkoli. Wie man lebt und wie nicht“ von Alexey Markov zitieren, dem ich voll und ganz zustimme:
Die Besten in ihrem Bereich wissen immer, was jetzt wichtig ist. Wissen Sie, was ihre Priorität ist? Prioritäten setzen. Deshalb tun sie immer das Wichtigste. Jede andere Handlung bedeutet, dass sie abgelenkt wurden.
