En el apartado sobre la revisión diaria de objetivos mencioné la importancia de sincronizar esa lista entre ordenador y dispositivos móviles, si usan distintas plataformas. Este capítulo desarrolla esa idea y va más allá. En principio podría haberse incluido en el segundo libro, ya que aquí además del texto teórico habrá consejos y ejemplos, pero lo dejaré aquí.
Leyendo libros de productividad es poco probable que encuentren tal apartado, pero para mí descubrí que es algo extremadamente importante y cómodo.
Vivimos a la vez en dos mundos — físico y virtual. Eso significa que tienen documentos tanto en formato físico como electrónico. Es normal y no hay forma de evitarlo. A continuación escribiré unas frases, y si se reconocen en ellas, probablemente tienen problemas serios con el orden.
Tomemos a la persona media. Tiene álbumes de fotos en un cómoda del salón (o dormitorio). En la cocina seguro que hay papeles con anotaciones de recetas (sobre todo en gente mayor) y revistas de recetas. En la mesita puede haber una agenda. Los documentos del piso, digamos, están en el armario del dormitorio en las estanterías de la mujer (porque, por regla general, las mujeres suelen ocuparse de esas cosas). Los documentos del coche, en cambio, están en el salón en las estanterías del hombre. En el bolso de la mujer pueden estar los resultados de su último chequeo médico. Y cerca de los 200 dólares de emergencia están los recibos del crédito, que conviene guardar por si acaso hasta la amortización completa. Pasemos a los dispositivos de uno de los cónyuges. La lista de la compra la guarda en notas en una app. En el navegador hay muchas pestañas abiertas con recetas o simplemente en favoritos. Hay imágenes guardadas y notas en mensajerías como Telegram, Viber o WhatsApp. Las capturas de pantalla se mezclan con fotos. Y además está el ordenador de casa donde no se encuentra nada, todo mezclado y sin agrupar.
¿Se reconocieron al menos en un 50–60%? Lo más probable es que sí. Describí una familia abstracta ficticia sin referencias a personas concretas, pero es una situación bastante real. Al leer el párrafo anterior, ¿no les alarmó el caos informativo-documental en que viven? Si no, es muy malo. Aunque no esperaba una respuesta «sí», porque mucha gente vive así.
¿Por qué ocurre? Creo que está ligado al menos a varias razones. Primero, la mezcla del mundo digital y real ocurrió hace relativamente poco — ordenadores y móviles entraron masivamente en nuestras vidas hace solo 20–30 años. Segundo, incluso atrapados en el mundo físico, la gente no intentaba poner orden, porque nadie les enseñó y ellos mismos no tenían el pensamiento para plantearse esas preguntas. La gran mayoría tiene problemas serios con el almacenamiento y organización tanto de la información física como digital. Ni siquiera imaginan cuánto molesta este problema en el día a día.
Primero, buscar en una fuente desordenada y sin clasificar siempre lleva más tiempo que en una bien organizada. Y no piensen que ordenar y clasificar llevará mucho tiempo. Segundo, buscar en varias fuentes complica la tarea y exige aún más tiempo. Tercero, el almacenamiento inseguro de documentos y datos dificulta crear copias de seguridad y quita tiempo extra. Qué son las copias de seguridad y para qué sirven lo discutiremos en uno de los capítulos siguientes. Y por último, cuarto, cuando hay caos con los documentos, hay caos en los pensamientos. Los documentos ordenados muestran pronto el panorama general de su vida, lo que permite ajustar mejor sus objetivos. Es un punto importante, porque durante mucho tiempo yo mismo tuve problemas con esto, y ese caos virtual-físico frenó mi consecución de objetivos y afectó negativamente a mi autoformación. Estoy convencido de que prácticamente todos los documentos físicos y virtuales pueden estructurarse.
Ahora mostraré cómo guardo documentos virtuales y físicos, y a partir de eso podrán intentar algo similar con sus datos. Así, como dije, vivimos a la vez en mundos físicos y virtuales, lo que implica dos grupos de documentos prácticamente imposibles de unificar. No tiene nada de raro — tener 2–3 almacenes es mejor que 10–15.
Empecemos con documentos físicos:
1) Cuaderno para registrar gastos.
2) Resultados médicos de chequeos rutinarios.
3) Documentos del piso (cada uno en carpeta aparte).
4) Documentos de trabajo.
5) Documentos de la hacienda (para/de).
6) Contratos bancarios.
7) Documentos del coche.
Recorreré brevemente esta lista con explicaciones. Tengo un cuaderno donde registro mis gastos diarios desde el 1 de octubre de 2020. También tengo resultados de chequeos médicos, documentos de pisos, documentos de trabajo, documentos bancarios y fiscales, y documentos de coches. Todo esto, excepto el cuaderno de gastos, está en una sola estantería. Es muy cómodo. No se puede pedir más. Los documentos están ordenados para que se pueda coger rápidamente cualquier carpeta. ¿Por qué no hacen lo mismo? Su vida probablemente consistirá en otras categorías de documentos, aunque coincidirán con las mías en algo. Organicen el almacenamiento en un solo sitio. Imaginen que un día hay un incendio en su piso y tienen que coger urgentemente lo esencial. Cuando todos los documentos están en un solo sitio, podrán reunirlos rápido y salir del edificio, en vez de sacar fotos del armario del salón y documentos del piso del cómoda del dormitorio. Claro que no los guardo en un solo sitio solo por incendio o evacuación urgente, sino también para acceso rápido y saber qué tipos de documentos tengo.
Pasemos a los documentos virtuales. Así tengo:
1) Proyectos de trabajo.
2) Proyectos de casa, sitios y borradores.
3) Fotos y vídeo.
4) Otros.
No duden de que todo está guardado muy junto para poder crear copias de seguridad cómodamente. Los documentos virtuales no necesitan explicación especial, pues ya está claro. El único punto que puede causar dificultad es «Otros». En realidad este punto esconde muchos subpuntos: documentos de la vida personal en forma de notas y contraseñas, materiales para aprender inglés, materiales de astrofísica, libros virtuales y todo lo demás que compone mi vida virtual y con ella la real. Créense una carpeta «Datos» o «Mi vida» — o cualquier otro nombre adecuado. Luego dentro de esa carpeta creen las carpetas que necesiten según sus necesidades, intereses y aficiones: inglés, recetas y cualquier otro nombre. Dentro de cada carpeta pueden crear más carpetas según haga falta, pero es muy importante que todos sus documentos y materiales virtuales estén inicialmente en la carpeta «Datos» o «Mi vida». De hecho ni siquiera tienen que guardarlo como directorios en el ordenador. Pueden usar cualquiera de los programas pensados para guardar datos de forma jerárquica, como Notion, FSNotes, Bear Notes, Obsidian y muchos otros. Por cierto, uno de esos programas lo uso hasta hoy.
