Pues bien, este es el hábito más importante del capítulo anterior. Por supuesto podría destacarse como subcapítulo entre otros hábitos, como la visualización, el contrato público y otros aspectos importantes de los que hablé en la sección sobre hábitos. Pero estas cosas merecen atención aparte.
En líneas muy generales, la esencia de mi método de productividad, del que hablaré en el segundo libro, consta de dos etapas: 1) definir objetivos, detallándolos por escrito; 2) seguir el plan con rigor, haciendo una revisión constante de lo hecho frente a lo planificado.
Por ahora abstraigámonos de qué es exactamente lo que necesitan. Supongamos que ya tienen el paso uno: lo han elaborado ustedes solos o con ayuda. Supongamos que tienen una lista de 20–30 tareas para la semana, o han ido más allá y han escrito qué hacer en días concretos. Esa lista está en un rincón y vive su vida, y ustedes la suya. ¿Quién dijo que al anotar las tareas en papel o en un soporte electrónico (por ejemplo una app de notas o un calendario) las cumplirán seguro? ¡Nadie! Lo más probable es que olviden esa lista. En el mejor caso, si usan un calendario electrónico, les llegarán avisos de que toca hacer la tarea prevista. Pero no siempre es posible hacerla a la hora fijada, y simplemente la posponen o, peor, la olvidan.
Les hace falta una revisión regular de lo que han hecho durante el día. Para que ocurra de forma constante hay que convertirlo en hábito. En cuanto desbloqueen el móvil, si dejan que el cerebro abra cualquier app, abrirá al instante sus redes sociales y mensajerías más usadas. Si no lo creen, reordenen los iconos en la pantalla de inicio y verán cómo durante otra semana tras cambiar la disposición habitual seguirán tocando exactamente la esquina donde estaba el icono de tal o cual mensajero. Necesitan crear el mismo hábito con la lista de tareas. Es a ella a lo que deben acudir primero al desbloquear la pantalla. Debe convertirse en un acto automático. Si pasan más tiempo ante el ordenador que con el móvil (como yo), la lista de tareas ha de estar en el ordenador. Idealmente todo debe sincronizarse entre dispositivos y estar en un solo sitio. Hablaremos de la importancia de tener todo en un solo lugar en un capítulo más adelante.
No daré un número exacto de cuántas veces deben revisar su lista diaria de tareas, pero claramente ha de ser más de 1 o 2 veces al día. El consejo más inútil que he oído en este ámbito era algo así: "Haz la lista de tareas de mañana antes de dormir, y por la mañana, al despertar, léela y haz las tareas. Por la noche revisa lo hecho y planifica para el día siguiente". Esta práctica es ineficaz por dos razones:
1) Primero, ¿dónde está la garantía de que la lista que hacen es importante para ustedes? Lo más probable es que esté desligada del contexto y del objetivo general que buscan, y al final gastarán tiempo en tareas poco esenciales y quizá no urgentes. Los objetivos se fijan una vez, y luego hay que detallarlos para saber de antemano qué y cuándo harán. Y las tareas planeadas la noche anterior para el día siguiente no les llevan a ningún sitio ni les hacen avanzar. Sí, las harán, y bien por ustedes, pero ¿eran de verdad esas las tareas que necesitaban? Lo más probable es que no. Por cierto, hablaremos de clasificar tareas, su importancia y urgencia en otro capítulo.
2) Segundo, el enfoque "mañana-noche", en el que revisan por la mañana y por la noche, tiene un defecto serio: entre ambos momentos pasa un día entero. Por la mañana vieron y "aprobaron" la lista, pero hasta la noche puede pasar de todo: muchas tareas y llamadas espontáneas e importantes no planeadas, ir de compras, hablar con colegas o familiares. En ese modo cualquiera olvidará parte de sus tareas, o todas. Así que podemos concluir que el modo "mañana-noche" no sirve, y hay que revisar las tareas mucho más a menudo. ¿Cuánto más? Todo lo que permitan las circunstancias. Algunos pueden revisar cada hora, otros solo cada 4–5 horas. Eso ya es mejor que mañana-noche o nada.
Supongamos que lo trabajan y les va bien la hora de comer. Durante la comida no pueden ocuparse de asuntos personales, pero pueden abrir la lista y releerla. Mientras comen, el cerebro rumiará lo leído y quizá proponga una solución a tal o cual problema o un enfoque mejor para alguna tarea. ¿Van a ducharse? Igual, lean la lista de tareas y el cerebro seguirá trabajando en ella. La ducha y el baño son sitios estupendos para descansar y resetear los pensamientos sobre las tareas. Y, como habrán adivinado, habrá una sección aparte sobre esto más adelante, aunque se llamará un poco distinto y será más bien sobre el ocio.
Si les interesa cuántas veces yo mismo reviso mis tareas diarias, puedo compartirlo. Desde primera hora normalmente no dedico tiempo a mis objetivos personales, porque por muy temprano que me levante, a esa hora en la oficina ya es pleno horario laboral y mis pensamientos van más de trabajo. En finanzas existe el principio "págate primero a ti mismo", y creo que puede aplicarse a la vida personal. Pero nunca lo he usado, y por la mañana mi prioridad es siempre el trabajo y revisar mensajes de colegas. Luego, como dije, mi "conocimiento" de la lista de tareas empieza más cerca del almuerzo, cuando voy a comer. Aunque "conocimiento" no es la palabra exacta, porque las tareas planeadas suelen ser la rutina diaria que me lleva paso a paso hacia mis metas. Así que conozco bien las tareas del día, casi siempre las tengo en la cabeza. Y sí, habrá un capítulo aparte sobre la importancia de la rutina y cómo percibirla.
La parte principal de hacer (y revisar) mis tareas semanales empieza al final de la jornada. Una de mis ventajas es que me gusta mi trabajo, no me canso, así que puedo pasar directo a tareas personales. Hago algunas tareas a lo largo de la tarde y reviso la lista cada 1–2 horas. Antes de dormir, claro, no me niego el placer de abrir otra vez la lista de mañana, por si al cerebro se le ocurre alguna solución que permita hacer las tareas de mañana más rápido o mejor. Los fines de semana el modo de revisión difiere de entre semana: desde primera hora estoy lleno de determinación de "comerme las ranas" y hacer todo lo planeado, terminar colas de la semana si las hay, así que los fines de semana reviso quizá 7–10 veces al día.
La revisión diaria de sus tareas y del trabajo del día es una parte fundamental de todo el proceso de planificación. Piensen en sus objetivos todo lo que puedan. Revisen las tareas planeadas al menos 3–4 veces al día. Además, de vez en cuando es importante revisar las tareas planeadas para la semana y el mes, pero eso no hace falta tan a menudo, así que hablaremos de la regularidad de esa revisión en el segundo libro.
Para cerrar el capítulo quiero citar un párrafo del libro "La rana, el elefante y el brócoli. Cómo vivir y cómo no" de Alexey Markov, con el que estoy totalmente de acuerdo:
Los mejores en su campo siempre saben qué importa ahora. ¿Saben cuál es su prioridad? Establecer prioridades. Por eso siempre hacen lo más importante. Cualquier otra acción significa que se han distraído.
