No ponto sobre a revisão diária de objetivos mencionei a importância de sincronizar essa lista entre computador e dispositivos móveis, se usam plataformas diferentes. Este capítulo desenvolve essa ideia e vai mais longe. Em princípio poderia ter sido incluído no segundo livro, já que aqui além do texto teórico haverá conselhos e exemplos, mas deixá-lo-ei aqui.
Lendo livros de produtividade é pouco provável que encontrem tal ponto, mas para mim descobri que é algo extremamente importante e cómodo.
Vivemos ao mesmo tempo em dois mundos — físico e virtual. Isso significa que têm documentos tanto em formato físico como eletrónico. É normal e não há forma de evitar. A seguir escreverei umas frases, e se se reconhecerem nelas, provavelmente têm problemas sérios com a ordem.
Tomemos a pessoa média. Tem álbuns de fotos numa cómoda da sala (ou quarto). Na cozinha de certeza há papéis com anotações de receitas (sobretudo em gente mais velha) e revistas de receitas. Na mesinha de centro pode haver uma agenda. Os documentos do apartamento, digamos, estão no armário do quarto nas prateleiras da mulher (porque, por regra, as mulheres costumam ocupar-se disso). Os documentos do carro, em contrapartida, estão na sala nas prateleiras do homem. Na mala da mulher podem estar os resultados do último check-up médico. E perto dos 200 dólares de emergência estão os recibos do crédito, que convém guardar por precaução até à amortização completa. Passemos aos dispositivos de um dos cônjuges. A lista de compras guarda-a em notas numa app. No navegador há muitas abas abertas com receitas ou simplesmente em favoritos. Há imagens guardadas e notas em mensageiros como Telegram, Viber ou WhatsApp. As capturas de ecrã misturam-se com fotos. E além disso está o computador de casa onde não se encontra nada, tudo misturado e sem agrupar.
Reconheceram-se pelo menos em 50–60%? O mais provável é que sim. Descrevi uma família abstrata fictícia sem referências a pessoas concretas, mas é uma situação realista. Ao ler o parágrafo anterior, não os alarmou o caos informativo-documental em que vivem? Se não, é muito mau. Embora não esperasse uma resposta «sim», porque muita gente vive assim.
Por que acontece? Creio que está ligado a pelo menos várias razões. Primeiro, a mistura do mundo digital e real ocorreu há relativamente pouco — computadores e telemóveis entraram massivamente nas nossas vidas há só 20–30 anos. Segundo, mesmo presos no mundo físico, as pessoas não tentavam pôr ordem, porque ninguém lhes ensinou e elas próprias não tinham o pensamento para se colocar essas perguntas. A grande maioria tem problemas sérios com o armazenamento e organização tanto da informação física como digital. Nem imaginam quanto este problema incomoda no dia a dia.
Primeiro, procurar numa fonte desordenada e sem classificar leva sempre mais tempo que numa bem organizada. E não pensem que ordenar e classificar levará muito tempo. Segundo, procurar em várias fontes complica a tarefa e exige ainda mais tempo. Terceiro, o armazenamento inseguro de documentos e dados dificulta criar cópias de segurança e tira tempo extra. O que são cópias de segurança e para que servem discutiremos num dos capítulos seguintes. E por fim, quarto, quando há caos com os documentos, há caos nos pensamentos. Os documentos ordenados mostram depressa o panorama geral da vossa vida, o que permite ajustar melhor os vossos objetivos. É um ponto importante, porque durante muito tempo eu próprio tive problemas com isto, e esse caos virtual-físico travou a minha consecução de objetivos e afetou negativamente a minha autoformação. Estou convencido de que praticamente todos os documentos físicos e virtuais podem ser estruturados.
Agora mostrarei como guardo documentos virtuais e físicos, e a partir disso poderão tentar algo assim com os vossos dados. Assim, como disse, vivemos ao mesmo tempo em mundos físicos e virtuais, o que implica dois grupos de documentos praticamente impossíveis de unificar. Não tem nada de estranho — ter 2–3 armazéns é melhor que 10–15.
Comecemos com documentos físicos:
1) Caderno para registar despesas.
2) Resultados médicos de check-ups rotineiros.
3) Documentos do apartamento (cada um em pasta à parte).
4) Documentos de trabalho.
5) Documentos de finanças (para/de).
6) Contratos bancários.
7) Documentos do carro.
Percorrerei brevemente esta lista com explicações. Tenho um caderno onde registo as minhas despesas diárias desde 1 de outubro de 2020. Também tenho resultados de check-ups médicos, documentos de apartamentos, documentos de trabalho, documentos bancários e fiscais, e documentos de carros. Tudo isto, exceto o caderno de despesas, está numa única prateleira. É muito cómodo. Não se pode pedir mais. Os documentos estão ordenados para se poder pegar rapidamente em qualquer pasta. Por que não fazem o mesmo? A vossa vida provavelmente consistirá noutras categorias de documentos, embora coincidam com as minhas em algo. Organizem o armazenamento num só sítio. Imaginem que um dia há um incêndio no vosso apartamento e têm de pegar urgentemente no essencial. Quando todos os documentos estão num só sítio, poderão reuni-los depressa e sair do edifício, em vez de sacar fotos do armário da sala e documentos do apartamento do cómoda do quarto. Claro que não os guardo num só sítio só por incêndio ou evacuação urgente, mas também para acesso rápido e saber que tipos de documentos tenho.
Passemos aos documentos virtuais. Assim tenho:
1) Projetos de trabalho.
2) Projetos de casa, sites e rascunhos.
3) Fotos e vídeo.
4) Outros.
Não duvidem de que tudo está guardado muito junto para poder criar cópias de segurança cómodamente. Os documentos virtuais não precisam de explicação especial, pois já está claro. O único ponto que pode causar dificuldade é «Outros». Na realidade este ponto esconde muitos subpontos: documentos da vida pessoal em forma de notas e palavras-passe, materiais para aprender inglês, materiais de astrofísica, livros virtuais e tudo o mais que compõe a minha vida virtual e com ela a real. Criem-se uma pasta «Dados» ou «A minha vida» — ou qualquer outro nome adequado. Depois dentro dessa pasta criem as pastas que precisam conforme as vossas necessidades, interesses e hobbies: inglês, receitas e qualquer outro nome. Dentro de cada pasta podem criar mais pastas conforme necessário, mas é muito importante que todos os vossos documentos e materiais virtuais estejam inicialmente na pasta «Dados» ou «A minha vida». Na verdade nem sequer têm de guardar isto como diretórios no computador. Podem usar qualquer dos programas pensados para guardar dados de forma hierárquica, como Notion, FSNotes, Bear Notes, Obsidian e muitos outros. A propósito, um desses programas uso até hoje.
