Então, este é o hábito mais importante do capítulo anterior. Claro que poderia ser destacado como subcapítulo entre outros hábitos, como visualização, contrato público e outros aspetos importantes de que falei na secção sobre hábitos. Mas estas coisas merecem atenção à parte.
Grosso modo, a essência do meu método de produtividade, de que falarei no segundo livro, consiste em duas etapas: 1) definir objetivos, detalhando-os por escrito; 2) seguir o plano com rigor, fazendo uma revisão constante do feito face ao planificado.
Por agora abstraiamos do que é exatamente o que precisam. Suponham que já têm o passo um: elaboraram-no vocês ou com ajuda. Suponham que têm uma lista de 20–30 tarefas para a semana, ou foram mais longe e escreveram o que fazer em dias concretos. Essa lista está num canto e vive a sua vida, e vocês a vossa. Quem disse que ao anotar as tarefas em papel ou num suporte eletrónico (por exemplo uma app de notas ou um calendário) as cumprirão de certeza? Ninguém! O mais provável é que se esqueçam dessa lista. No melhor caso, se usarem um calendário eletrónico, receberão avisos de que é hora de fazer a tarefa prevista. Mas nem sempre é possível fazê-la à hora marcada, e simplesmente adiam ou, pior, esquecem.
Precisam de uma revisão regular do que fizeram durante o dia. Para que aconteça de forma constante é preciso torná-la hábito. Assim que desbloquearem o telemóvel, se deixarem o cérebro abrir qualquer app, abrirá de imediato as redes sociais e mensageiros mais usados. Se não acreditam, reordenem os ícones no ecrã inicial e verão como durante outra semana após mudar a disposição habitual continuarão a tocar exatamente no canto onde estava o ícone de tal ou qual mensageiro. Precisam de criar o mesmo hábito com a lista de tarefas. É a ela que devem recorrer primeiro ao desbloquear o ecrã. Deve tornar-se um ato automático. Se passam mais tempo ao computador do que ao telemóvel (como eu), a lista de tarefas deve estar no computador. Idealmente tudo deve sincronizar-se entre dispositivos e estar num só sítio. Falaremos da importância de ter tudo num só lugar num capítulo mais adiante.
Não darei um número exato de quantas vezes devem rever a lista diária de tarefas, mas claramente deve ser mais de 1 ou 2 vezes por dia. O conselho mais inútil que ouvi nesta área era algo assim: "Faz a lista de tarefas de amanhã antes de dormir, e de manhã, ao acordar, lê-a e faz as tarefas. À noite revê o feito e planifica para o dia seguinte". Esta prática é ineficaz por duas razões:
1) Primeiro, onde está a garantia de que a lista que fazem é importante para vocês? O mais provável é que esteja desligada do contexto e do objetivo geral que procuram, e no fim gastarão tempo em tarefas pouco essenciais e talvez não urgentes. Os objetivos definem-se uma vez, e depois há que detalhá-los para saber de antemão o quê e quando farão. E as tarefas planeadas na véspera para o dia seguinte não os levam a lado nenhum nem os fazem avançar. Sim, as farão, e bem por vocês, mas eram de facto essas as tarefas que precisavam? O mais provável é que não. A propósito, falaremos de classificar tarefas, sua importância e urgência noutro capítulo.
2) Segundo, a abordagem "manhã-noite", em que revêm de manhã e à noite, tem um defeito sério: entre os dois momentos passa um dia inteiro. De manhã viram e "aprovaram" a lista, mas até à noite pode acontecer de tudo: muitas tarefas e chamadas espontâneas e importantes não planeadas, ir às compras, falar com colegas ou família. Nesse modo qualquer um esquecerá parte das suas tarefas, ou todas. Por isso podemos concluir que o modo "manhã-noite" não serve, e é preciso rever as tarefas muito mais vezes. Quantas mais? O que as circunstâncias permitirem. Alguns podem rever de hora a hora, outros só de 4–5 em 4–5 horas. Isso já é melhor que manhã-noite ou nada.
Suponham que o trabalham e a hora de almoço lhes convém. Durante a refeição não podem ocupar-se de assuntos pessoais, mas podem abrir a lista e relê-la. Enquanto comem, o cérebro ruminará o lido e talvez proponha uma solução para tal ou qual problema ou uma abordagem melhor para alguma tarefa. Vão tomar banho? Igual, leiam a lista de tarefas e o cérebro continuará a trabalhar nela. O chuveiro e o banho são sítios ótimos para descansar e resetar os pensamentos sobre as tarefas. E, como terão adivinhado, haverá uma secção à parte sobre isto mais adiante, embora se chame um pouco diferente e seja mais sobre o ócio.
Se lhes interessa quantas vezes eu próprio revi as minhas tarefas diárias, posso partilhar. Desde cedo normalmente não dedico tempo aos meus objetivos pessoais, porque por muito cedo que me levante, a essa hora no escritório já é pleno horário laboral e os meus pensamentos vão mais de trabalho. Em finanças existe o princípio "paga-te primeiro a ti mesmo", e acho que se pode aplicar à vida pessoal. Mas nunca o usei, e de manhã a minha prioridade é sempre o trabalho e rever mensagens de colegas. Depois, como disse, o meu "conhecimento" da lista de tarefas começa mais perto do almoço, quando vou comer. Embora "conhecimento" não seja a palavra exata, porque as tarefas planeadas costumam ser a rotina diária que me leva passo a passo para as minhas metas. Por isso conheço bem as tarefas do dia, quase sempre as tenho na cabeça. E sim, haverá um capítulo à parte sobre a importância da rotina e como percebê-la.
A parte principal de fazer (e rever) as minhas tarefas semanais começa no fim do dia de trabalho. Uma das minhas vantagens é que gosto do meu trabalho, não me canso, por isso posso passar direto a tarefas pessoais. Faço algumas tarefas ao longo da noite e revo a lista de 1–2 em 1–2 horas. Antes de dormir, claro, não me nego o prazer de abrir outra vez a lista de amanhã, caso o cérebro invente alguma solução que permita fazer as tarefas de amanhã mais depressa ou melhor. Nos fins de semana o modo de revisão difere dos dias úteis: desde cedo estou cheio de determinação para "comer os sapos" e fazer tudo o planeado, acabar caudas da semana se houver, por isso nos fins de semana revo talvez 7–10 vezes por dia.
A revisão diária das vossas tarefas e do trabalho do dia é uma parte fundamental de todo o processo de planeamento. Pensem nos vossos objetivos o máximo que puderem. Revam as tarefas planeadas pelo menos 3–4 vezes por dia. Além disso, de vez em quando é importante rever as tarefas planeadas para a semana e o mês, mas isso não precisa de ser tão frequente, por isso falaremos da regularidade dessa revisão no segundo livro.
Para fechar o capítulo quero citar um parágrafo do livro "A rã, o elefante e o brócolo. Como viver e como não" de Alexey Markov, com o qual concordo totalmente:
Os melhores no seu campo sabem sempre o que importa agora. Sabem qual é a sua prioridade? Estabelecer prioridades. Por isso fazem sempre o mais importante. Qualquer outra ação significa que se distraíram.
