在每日目标回顾那一节我提到了在电脑和移动设备之间同步这份清单的重要性——如果您使用不同平台的话。本章会进一步展开这个想法。原则上可以放到第二本书里，因为这里除了理论内容还会有建议和例子，但我还是把它留在这里。读效率类书籍时您多半找不到这类内容，但对我自己来说，我发现它非常重要且实用。
我们同时生活在两个世界——物理世界和虚拟世界。这意味着您既有纸质文档也有电子文档。这很正常，也无法回避。接下来我会写几句话，如果您在其中认出自己，多半说明您的秩序问题很严重。
拿一个普通人来说。他有相册放在客厅（或卧室）的柜子里。厨房里肯定会有记着菜谱的纸条（尤其上了年纪的人）和菜谱杂志。茶几上可能还有记事本。房产资料，比方说，存放在卧室柜子里妻子的那一层（毕竟通常女性更常处理这类事）。汽车资料则相反，在客厅丈夫的架子上。妻子的包里可能放着她最近一次体检的结果。而某处和 200 美元应急现金放在一起的，是贷款还款收据——在还清之前最好留着以防万一。现在转到其中一位配偶的设备上。购物清单在应用里以笔记形式保存。浏览器里开着很多标签页，全是各种菜谱，或者只是加在书签里。有保存在 Telegram、Viber 或 WhatsApp 等即时通讯里的图片和备注。截图和照片混在一起。再就是家里的电脑，上面什么都找不到，全乱成一团，没有任何分类。
您至少在其中认出自己 50–60% 了吗？多半是的。我描述的是一个虚构的抽象家庭，没有指向具体的人，但这是很现实的情况。读上一段时，您有没有意识到自己生活在怎样的信息—文档混乱中？如果没有，那很糟糕。虽然我没指望您回答「有」，因为很多人确实就是这样生活的。
为什么会这样？我认为至少与几个原因有关。第一，数字世界与现实世界的融合发生得相对较晚——电脑和手机大规模进入我们的生活才 20–30 年。第二，即便困在物理世界里，人们也没有动力去整理，因为没人教过他们，他们自己也没有会想到这类问题的思维方式。绝大多数人在存储和整理物理与数字信息方面都有严重问题。您甚至无法想象这个问题在日常生活中给人们带来多大困扰。
第一，在无序、未分类的来源中查找，总比在有序整理中花费更多时间。别以为整理和分类会花很多时间。第二，在多个来源中查找会加大难度，并需要更多时间。第三，文档和数据的不安全存储会增加备份难度，并浪费额外时间。什么是备份、为什么需要备份，我们会在后面某一章讨论。最后，第四，当文档混乱时，思维也会混乱。有序的文档能快速呈现您生活的整体图景，从而更精确地调整目标。这一点很重要，因为很长时间里我自己在这方面也有问题，这种虚拟—物理混乱拖慢了我实现目标，也影响了我的自学。我相信，几乎所有物理和虚拟文档都可以被结构化。
下面我展示自己如何存放虚拟和物理文档，您可以在此基础上尝试对自己的数据做类似安排。如前所述，我们同时生活在物理和虚拟世界里，所以会有两类文档，几乎无法完全统一。这没什么奇怪——有 2–3 个存放处比 10–15 个好。
先说物理文档：
1）记录支出的笔记本。
2）定期体检的医疗结果。
3）房产资料（每套单独文件夹）。
4）工作资料。
5）税务资料（申报/回执）。
6）银行合同。
7）汽车资料。
我简单过一遍并说明。我有一本从 2020 年 10 月 1 日起记录每日支出的笔记本。我还有体检结果、房产资料、工作资料、银行和税务资料，以及汽车资料。除支出笔记本外，其余都放在同一层架子上。非常方便。再方便不过了。文档按顺序摆放，方便快速取用任何文件夹。您为什么不也这样做？您的生活很可能会有不同的文档类别，虽然会和我的有部分重叠。把存放集中在一个地方。想象有一天您家发生火灾，您必须紧急带走最重要的东西。当所有文档都在一处时，您可以快速收齐并离开，而不是从客厅柜子取照片、从卧室柜子取房产资料。当然，我集中存放不只为了火灾或紧急疏散，也是为了快速查阅和了解自己有哪些类型的文档。
现在说虚拟文档。我有：
1）工作项目。
2）个人项目、网站和草稿。
3）照片和视频。
4）其他。
别怀疑，这一切都存放在非常靠近的位置，方便做备份。虚拟文档不需要特别解释，本身就很清楚。唯一可能让人困惑的是「其他」。实际上这一项下藏着很多子项：个人生活中的笔记和密码、学英语的材料、天体物理材料、电子书，以及构成我虚拟生活——进而真实生活——的其余一切。给自己建一个「数据」或「我的生活」文件夹——或任何合适的名称。然后在这个文件夹里按需求、兴趣和爱好创建子文件夹：英语、菜谱等。每个子文件夹里可以按需再建子文件夹，但很重要的一点是：所有虚拟文档和材料都应放在「数据」或「我的生活」文件夹下。其实您甚至不必以电脑文件夹的形式存放。可以使用任何用于层级存储数据的程序，如 Notion、FSNotes、Bear Notes、Obsidian 等。顺便说一句，其中一款我至今仍在用。
