所以,这是上一章中最重要的习惯。当然可以把它作为子章节单独列出,与可视化、公开承诺等其他重要方面并列,我在习惯那一节里都讲过。但这些内容值得单独关注。
粗略地说,我的效率方法——我会在第二本书里详细讲——核心有两步:1)确定目标,详细写下来;2)严格执行计划,不断对照已完成与计划中的事项。
先不管您具体需要什么。假设您已经有了第一步:您自己或借助他人已经完整列好了。假设您有一份每周 20–30 项任务的清单,或者您更进一步,写好了具体哪天要做什么。这份清单放在一边,自成一格,而您过您的日子。谁说过,把任务写在纸上或电子设备(比如笔记应用或日历)里,就一定会完成?没人!多半您会忘掉这份清单。最好的情况是,如果您用电子日历,会收到提醒该做计划中的事了。但并非总能按预定时间完成,您要么推迟,要么更糟——直接忘掉。
您需要定期对照当天完成的事项。要让这成为常态,就得把它变成习惯。一解锁手机,如果任由大脑随便打开一个应用,它马上会打开您最常用的社交网络和即时通讯。不信的话,把主屏幕上的图标打乱——您会发现,在改变习惯布局后的一周里,您还是会下意识点向原来某个通讯应用图标所在的那个角落。您需要养成同样的习惯:对任务清单。解锁屏幕后,首先要看的就是它。这要变成自动动作。如果您更多时间在电脑前而不是手机前(像我一样),任务清单就应该在电脑上。理想情况下,所有内容都要在不同设备间同步,集中放在一处。关于“一切集中存放”的重要性,后面会有专门一章。
我不会给出每天要看任务清单的确切次数,但显然不应只有 1 或 2 次。我在这个领域听过最没用的建议大概是:“睡前列好明天的任务,早上醒来读一遍然后去做。晚上对照完成情况,再计划第二天。”这种做法之所以无效,有两个原因:
1)首先,谁保证您列出的任务对您真的重要?多半它脱离了您要达成的整体目标和背景,结果您把时间花在不重要、可能也不紧急的事上。目标是一次性定好的,然后要细化到您事先就知道何时做什么。而头天晚上为第二天临时列的任务,既不会带您走向目标,也不会推动您前进。是的,您会做完,做得不错,但这些真的是您需要的任务吗?多半不是。顺便说一下,关于任务的分类、重要性和紧急程度,我们会在另一章讨论。
2)其次,“早晚各一次”的做法——早上和晚上各检查一次——有个严重缺陷:两次之间隔了一整天。早上您看过并“批准”了这份清单,但到晚上之前,什么事都可能发生:大量自发、重要且未计划的任务和来电、去商店、和同事或家人聊天。在这种模式下,任何人都可能忘掉一部分任务,甚至全部。所以可以得出结论:“早晚各一次”模式行不通,需要更频繁地对照任务。多频繁?尽可能频繁。有人可以每小时一次,有人只能每 4–5 小时一次。这已经比早晚各一次或完全不做要好。
假设您找到合适的时间,比如午餐时间。午餐时您没法处理个人事务,但可以打开清单重读一遍。吃饭时,大脑会不断琢磨刚才读到的内容,也许还会提出某个问题的解决方案或更优的任务安排。要去洗澡?同样,先读一遍任务清单,大脑会继续思考。淋浴和浴缸是休息和“重置”任务相关思绪的好地方。而且,正如您可能已经猜到的,后面也会有专门一节讲这个,虽然标题会稍有不同,更偏向“无所事事”。
如果您好奇我本人每天对照任务多少次,可以分享一下。从一早起,我通常不会把时间留给个人目标,因为无论多早起床,那时办公室里已经是工作日高峰,我的心思更多在工作上。财务领域有个原则叫“先付给自己”,我认为完全可以应用到个人生活。但我从未照做,早上我的优先一直是工作和处理同事消息。接下来,正如我所说,对任务清单的“熟悉”从接近午餐、我去吃饭时开始。虽然“熟悉”这个词不太贴切,因为计划中的任务多半是日常惯例,一步步带着我朝目标前进。所以我对当天的任务很熟,它们几乎总在脑子里。是的,后面会有一章专门讲惯例的重要性以及如何正确看待它。
我每周任务的主要执行(和对照)阶段从工作日结束开始。我的一个优势是喜欢自己的工作,不会累,所以可以立刻转向个人事务。我会在傍晚做一部分任务,每 1–2 小时对照一次清单。睡前当然不会拒绝再打开一次明天的任务清单——万一大脑想出什么办法,能让明天的任务做得更快或更好。周末的对照模式与工作日不同:从一早起我就决心“先吃掉青蛙”,完成所有计划,把本周的尾巴收尾(如果有的话),所以周末我大概每天会对照 7–10 次。
每天回顾自己的任务和当日工作,是整个规划过程的基础。尽可能多想想您的目标。每天至少 3–4 次对照计划中的任务。此外,不时对照本周和本月的计划任务也很重要,但不必那么频繁,这方面的规律性我们会在第二本书里讲。
在结束本章之前,我想引用阿列克谢·马尔科夫《青蛙、大象和西兰花:如何生活与如何不生活》一书的段落,我完全同意他的话:
在自己领域最出色的人,始终清楚当下什么最重要。知道他们的优先是什么吗?设定优先。所以他们总是做最重要的事。任何其他行为都意味着他们分心了。