В пункте о ежедневном просмотре целей на день я упомянул важность синхронизации этого списка между компьютером и мобильными устройствами, если вы используете разные платформы. Эта глава развивает эту мысль и идёт ещё дальше. В принципе, её можно было бы отнести ко второй книге, так как здесь помимо теоретического текста будут представлены советы и примеры, но всё же оставлю её здесь.
Читая книги по продуктивности, вы вряд ли найдёте такой пункт, но для себя я открыл, что это крайне важная и удобная вещь.
Мы с вами живём сразу в двух мирах — физическом и виртуальном. Это означает, что у вас есть документы как в физическом, так и в электронном виде. Это вполне нормально, и от этого никуда не уйти. Далее я напишу несколько предложений, и если вы узнаете себя в них, вероятно, у вас с порядком всё очень плохо.
Возьмём среднестатистического человека. У него есть альбомы с фотографиями, лежащие в комоде в гостиной (или спальне). На кухне наверняка найдутся бумажки с пометками рецептов (особенно это касается людей постарше) и журналы с рецептами. На журнальном столе может быть записная книжка. Документы на квартиру, допустим, хранятся в шкафу в спальне на полках жены (ведь, как правило, девушки чаще занимаются подобными делами). Документы на машину, наоборот, лежат где-то в гостиной на полках мужа. В сумочке жены могут находиться результаты её последнего медицинского обследования. А где-то рядом с 200-долларовой заначкой хранятся чеки об оплате кредита, ведь их важно сохранять на всякий случай до полной выплаты. Теперь перейдём к устройствам одного из супругов. Список покупок он (или она) хранит в виде заметок в приложении. В браузере открыто множество вкладок с различными рецептами или они просто добавлены в закладки. Есть сохранённые изображения и пометки в мессенджерах, таких как Telegram, Viber или WhatsApp. Скриншоты перемешаны с фотографиями. А ещё есть домашний компьютер, на котором вообще ничего нельзя найти, всё перемешано и ничего не сгруппировано.
Узнали ли вы себя хотя бы на 50–60%? Скорее всего, да. Я описал абстрактную вымышленную семью без отсылки к конкретным людям, но это вполне реальная ситуация. По мере того как вы читали предыдущий абзац, вас не насторожило, в каком информационно-документальном хаосе вы живёте? Если нет, это очень плохо. Хотя я и не ожидал ответа «да», ведь многие люди живут именно так.
Почему так происходит? Думаю, это связано как минимум с несколькими причинами. Во-первых, смешение цифрового и реального мира произошло относительно недавно — компьютеры и телефоны массово вошли в нашу жизнь всего 20–30 лет назад. Во-вторых, даже будучи увязшими в физическом мире, люди не стремились навести в нём порядок, поскольку этому их никто не учил, а у самих не было мышления, позволяющего задаваться такими вопросами.
У подавляющего большинства людей есть серьёзные проблемы с хранением и упорядочиванием как физической, так и цифровой информации. Вы даже не можете представить, насколько эта проблема мешает людям в повседневной жизни.
Во-первых, поиск в неупорядоченном и неотсортированном источнике всегда занимает больше времени, чем в аккуратно организованном. И не думайте, что на сортировку и упорядочивание уйдёт много времени. Во-вторых, поиск в нескольких источниках усложняет задачу и требует ещё больше времени. В-третьих, небезопасное хранение документов и данных затрудняет создание резервных копий и отнимает лишнее время. Что такое резервные копии и зачем они нужны, мы обсудим в одной из следующих глав. И, наконец, в-четвёртых, когда у вас хаос с документами, у вас хаос и в мыслях. Упорядоченные документы быстро показывают общую картину вашей жизни, что позволяет более точно корректировать ваши цели. Это важный пункт, так как долгое время у меня самого с этим было не всё в порядке, и этот виртуально-физический хаос тормозил достижение моих целей и негативно сказывался на моём самообразовании. Я убеждён, что практически все физические и виртуальные документы можно структурировать.
Теперь я покажу, как я храню виртуальные и физические документы, и на основе этого вы сможете попробовать сделать что-то подобное со своими данными. Итак, как я уже сказал, мы живём одновременно в физическом и виртуальном мирах, что означает наличие двух групп документов, которые практически невозможно свести воедино. В этом нет ничего странного — иметь 2–3 хранилища лучше, чем 10–15.
Начнём с физических документов:
1) Тетрадь для фиксации расходов.
2) Медицинские результаты плановых обследований.
3) Документы по квартире (для каждой в отдельной папке).
4) Документы по работе.
5) Документы для (от) налоговой.
6) Банковские договоры.
7) Автомобильные документы.
Пройдёмся кратко по этому списку с пояснениями. У меня есть тетрадь, в которую я фиксирую свои ежедневные расходы с 1 октября 2020 года. Также у меня есть результаты медицинских обследований, документы на квартиры, рабочие документы, банковские и налоговые документы, а также документы на машины. Всё это, за исключением тетради с расходами, хранится на одной единственной полке. Это очень удобно. Удобнее не придумаешь. Документы аккуратно разложены так, чтобы можно было быстро взять ту или иную папку. Почему бы вам не сделать то же самое? Ваша жизнь, скорее всего, будет состоять из других категорий документов, хотя в чём-то они будут пересекаться с моими. Организуйте хранение в одном месте. Представьте, что однажды в вашей квартире произойдёт пожар, и вам придётся экстренно взять всё самое необходимое. Когда все документы хранятся в одном месте, вы сможете быстро собрать их и покинуть здание, вместо того чтобы доставать фотографии из шкафа в гостиной, а документы на квартиру — из комода в спальне. Конечно, я храню их в одном месте не только на случай пожара или срочной эвакуации, но и для быстрого доступа и понимания, какие типы документов у меня есть.
Теперь давайте перейдём к виртуальным документам. Итак, у меня есть:
1) Рабочие проекты.
2) Домашние проекты, сайты и наработки.
3) Фото и видео.
4) Прочее.
Не сомневайтесь, что всё это хранится очень близко друг к другу, чтобы можно было удобно создавать резервные копии. Виртуальные документы не требуют особых пояснений, так как и так всё понятно. Единственный пункт, который может вызвать затруднение, — это «Прочее». На самом деле этот пункт скрывает множество подпунктов, куда можно включить документы из личной жизни в виде заметок и паролей, материалы по изучению английского языка, материалы по астрофизике, виртуальные книги и всё прочее, что составляет мою виртуальную жизнь, а вместе с ней и настоящую жизнь. Заведите себе папку «Данные» или «Моя жизнь» — или любое другое подходящее название. Далее внутри этой папки создайте нужные вам папки, исходя из ваших потребностей, интересов и хобби: английский, рецепты и любые другие названия. Внутри каждой такой папки вы можете создавать дополнительные папки по мере необходимости, но очень важно, чтобы все ваши виртуальные документы и материалы изначально находились в папке «Данные» или «Моя жизнь». На самом деле вам даже не обязательно хранить это в виде каталогов на компьютере. Вы можете воспользоваться любой из программ, предназначенных для хранения данных в иерархическом виде, таких как Notion, FSNotes, BearNotes, Obsidian и множество других. Одной из таких программ, кстати, я пользуюсь и по сей день.
