हम आगे बढ़ते हैं और एक बार फिर योजना बनाने की पद्धति को थोड़ा और जटिल बनाते हैं।
अवधि: 1 वर्ष।
लक्ष्य: योजना बनाने की आदत को निखारना, बेतरतीब साप्ताहिक योजना से मध्यम-अवधि goals की योजना तक जाना, और जो शुरू किया है उसे पूरा करने की आदत विकसित करना।
यहां मैंने तय किया कि सेक्शन की शुरुआत में ही शीर्षक समझा दूं। monthly शब्द के बारे में, मुझे लगता है आप उसका मतलब पहले से समझते हैं। sprinter शब्द के लिए मैंने वास्तव में दो अर्थ जोड़े हैं। पहले अर्थ में sprinter वह है जो sprint दौड़ता है, यानी एक खास तरह की दौड़ में भाग लेता है। दूसरा अर्थ IT-केंद्रित है और "sprints" में काम करने का संकेत देता है, यानी पहले से योजनाबद्ध और समय-सीमा से बंधा काम। sprints, Scrum पद्धति के भीतर चलाए जाते हैं। उसी हिसाब से इस अर्थ में sprinter वह है जो इन sprints में भाग लेता है, यानी पहले से तय tasks को पूरा करता है। वैसे IT दुनिया में भी sprinter शब्द इस्तेमाल नहीं होता, और मान लेते हैं कि इस सेक्शन के साथ बेहतर resonance और association के लिए मैंने यह शब्द गढ़ लिया। आखिर मैंने इस आइटम को IT term के इर्द-गिर्द बनाया, क्योंकि कई साल पहले जब मैंने Scrum पद्धति से अपनी life planning दोबारा बनाई, तभी मुझे यह समझ आया कि planning का project approach निजी जीवन में भी बहुत आसानी से लागू किया जा सकता है। इस पर मैंने अपने ब्लॉग में पहले एक लेख भी लिखा था। और भले ही यह Scrum, full-fledged IT Scrum जैसा नहीं है, इसका conceptual approach मेरी जिंदगी में बहुत काम आया। हालांकि, मैंने इस सेक्शन का नाम क्या रखा या कौन-सी associations लीं, इससे फर्क नहीं पड़ता। महत्वपूर्ण यह है कि आप इस सेक्शन की सिफारिशों को फॉलो कर पाएं।
https://shitik.com/hi/blog/scrum-and-sprint-life
(लेख «Scrum और sprint के साथ जीवन»)
अब हम इस स्थिति के करीब आ गए हैं कि कुछ short-term goals के साथ काम कर सकें और उनकी पूर्ति की योजना बना सकें। यह हमारी planning का आखिरी आइटम होगा जो किसी तय समय-सीमा से बिल्कुल बंधा नहीं है। और हालांकि IT में sprints की अवधि पहले से तय होती है, अभी के लिए हमारे sprints लगभग open-ended होंगे, या कहें कि deadlines सलाहकारी प्रकृति की होंगी। सटीक रूप से कहें तो लगभग 1 महीना, हालांकि आपको 1.5 महीने या 2 महीने के लिए tasks प्लान करने से कोई नहीं रोकता।
इस सेक्शन का सार भी काफी सरल है और पिछले आइटम्स जैसा ही है। शुरुआत में 4-6 (या उससे ज्यादा) medium-term goals बनाइए जिन्हें आप पूरा करना चाहते हैं। शुरुआती महीनों में मैं 5 से ज्यादा आइटम लेने की सलाह नहीं दूंगा, लेकिन जैसे-जैसे आप इस सेक्शन को practice में लाएंगे और निश्चित रूप से समझेंगे कि आप कितना कर सकते हैं, goals की संख्या adjust कर सकते हैं।
यहां फिलहाल 2 मुख्य बातें दिमाग में रखना बहुत जरूरी है:
1) इन 5 आइटम्स में वे tasks और activities नहीं होनी चाहिए जो आप पहले से नियमित रूप से करते हैं। नाई के पास जाना, बच्चे को स्कूल से लाना, और इसी तरह की चीजें नहीं चलेंगी। लेकिन "पड़ोसी क्षेत्रीय शहर की वीकेंड ट्रिप करना", "सभी करीबी रिश्तेदारों के साथ पिकनिक आयोजित करना", "एक किताब पढ़ना", और "10 workouts पूरे करना" जैसे आइटम यहां ठीक बैठते हैं।
2) मोटे तौर पर, यह सूची हम इस तरह बनाते हैं कि इसे एक महीने में पूरा किया जा सके। यहां मुख्य शब्द मोटे तौर पर है, और अगर आप एक महीने से आगे निकल जाएं तो भी इसमें कुछ गलत नहीं है।
तो आइए, ऊपर सुझाए गए tasks के आधार पर एक उदाहरण देखते हैं। आप एक सामान्य सूची बना सकते हैं और इसमें ये goals शामिल कर सकते हैं:
SPRINT 1
- पड़ोसी क्षेत्रीय शहर की वीकेंड यात्रा करना
- सभी करीबी रिश्तेदारों के साथ पिकनिक आयोजित करना
- एक किताब पढ़ना
- 10 प्रशिक्षण पूरे करना
इस चरण में हमारी सूची का शीर्षक कई तरीकों से रखा जा सकता है:
— "TASKS 1." जब ये सब पूरे हो जाएं और अगली goals का समय आए, तो सूची का नाम "TASKS 2" रखें, फिर "TASKS 3", और इसी तरह आगे।
— "MONTH 1." आगे की बात पहले बता दूं कि बाद में हम यही फॉर्मेट इस्तेमाल करेंगे, लेकिन इस सेक्शन में यह अभी पूरी तरह उपयुक्त और सही नहीं है, क्योंकि आपके sprints 1 महीने से लंबे भी चल सकते हैं। फिर भी अगर आप यही naming रखना चाहें, तो अगली सूची का नाम "MONTH 2", फिर "MONTH 3", और आगे इसी तरह होना चाहिए।
— "SPRINT 1." मेरी नजर में यह एक अच्छा विकल्प है। इस सेक्शन में हम sprints के साथ काम कर रहे हैं, और सूची के लिए यह अच्छा नाम है। जैसे-जैसे नए sprints आते जाएं, संख्या 2, 3 वगैरह बढ़ाते जाएं।
तो हमारे पास 4 छोटे goals हैं जिन्हें पूरा करना है। tasks के detailed breakdown और सप्ताह योजना पर जाने से पहले यह समझना जरूरी है कि इन goals में वास्तव में क्या-क्या शामिल है। आइए हर goal को थोड़ा विस्तार से देखें।
1) पड़ोसी क्षेत्रीय शहर की वीकेंड ट्रिप करें। जरूरी कदम:
— टिकट खरीदें
— रहने की जगह बुक करें
— संभावित दर्शनीय स्थान देखें
2) सभी करीबी रिश्तेदारों के साथ पिकनिक आयोजित करें। जरूरी कदम:
— रिश्तेदारों को इस विचार की जानकारी दें
— उनके खाली वीकेंड पूछें और संभावित तारीख पर तालमेल करें
— स्थान तय करें
— activities तय करें
— कौन कैसे पहुंचेगा यह तय करें (जरूरत हो तो परिवहन की व्यवस्था करें)
— खाने-पीने की चीजें तय करें
— खाने-पीने की चीजें खरीदें
3) एक किताब पढ़ें। यहां सब काफी सरल है और subtasks निकालने की जरूरत नहीं है। हालांकि मेरे लिए किताब पढ़ना हमेशा सिर्फ किताब पढ़ना नहीं होता: मुझे पढ़ते समय नोट्स भी बनाने होते हैं, रोचक और नई चीजें चुननी होती हैं; फिर नोट्स को व्यवस्थित करना, दोबारा पढ़ना, किताब को अपनी read-books फाइल में डेटा भरकर जोड़ना, Instagram पर पोस्ट करने के लिए किताब का preview और टिप्पणी तैयार करना, और अंत में Instagram पर पोस्ट करना - तभी मैं किताब को पढ़ा हुआ मानता हूं।
4) 10 workouts पूरे करें। किताब की तरह, हमारे उदाहरण में मैं इसे और विस्तार से नहीं लिखूंगा, हालांकि मैं workout types सूचीबद्ध कर सकता था।
यह सूची होने पर हम "Weekly Beginner" practice को इस सूची पर भी लागू कर सकते हैं। जब हम शुरुआत में इन tasks को लगभग एक महीने के लिए प्लान करते हैं, तो मानते हैं कि महीने में 4 हफ्ते होते हैं। जबकि वास्तव में थोड़ा ज्यादा होता है, लेकिन वे दिन आराम या बचे हुए काम पूरे करने के लिए reserve दिन होंगे। अगर आप पहले से अपने sprint को एक महीने से लंबा करना चाहें, तो आपके पास 4 हफ्तों से ज्यादा समय होगा, लेकिन हमारे उदाहरण में 4 हफ्ते रहेंगे।
हमारा शुरुआती task: सभी activities को हफ्तों के हिसाब से मोटे तौर पर प्लान करना, और पहले हफ्ते को विस्तार से प्लान करना। पहले दो goals के लिए हमारे पास subtasks और steps हैं, लेकिन किताब और workouts के लिए नहीं। उनके लिए हम pages की संख्या और workouts की संख्या को 4 हफ्तों में बराबर बांट सकते हैं। मान लें हमारी किताब 240 pages की है - तब हमें हर हफ्ते 60 pages पढ़ने होंगे। महीने में 10 workouts तक पहुंचने के लिए हमें औसतन प्रति सप्ताह 2-3 बार workout भी करना होगा। 10 workouts, 4 हफ्तों में बराबर नहीं बंटते, इसलिए कुछ हफ्तों में (मान लें कम व्यस्त हफ्तों में) हम ज्यादा workout करेंगे और कुछ हफ्तों में (ज्यादा व्यस्त हफ्तों में) कम।
4 हफ्तों में बंटी हमारी योजना कुछ ऐसी दिख सकती है:
हफ्ता 1:
— ट्रिप: टिकट खरीदें
— ट्रिप: रहने की जगह बुक करें
— किताब: 60 pages पढ़ें
— Workout: 3 बार
— पिकनिक: रिश्तेदारों को विचार बताएं
— पिकनिक: उनके वीकेंड पूछें और संभावित तारीख पर तालमेल करें
हफ्ता 2:
— ट्रिप: दर्शनीय स्थान चुनें
— किताब: 60 pages पढ़ें
— Workout: 3 बार
— पिकनिक: स्थान तय करें
— पिकनिक: activities तय करें
हफ्ता 3:
— ट्रिप।
— किताब: 60 pages पढ़ें
— Workout: 2 बार
— पिकनिक: परिवहन तय करें
हफ्ता 4
— किताब: 60 pages पढ़ें
— Workout: 2 बार
— पिकनिक: खाने-पीने की चीजें तय करें
— पिकनिक: खाने-पीने की चीजें खरीदें
— पिकनिक
सबसे सरल रूप में, tasks की weekly planning वैसी ही हो सकती है जैसी मैंने ऊपर बताई। अब हम पहला हफ्ता लेते हैं और उसे विस्तार से लिखते हैं। वह कुछ ऐसा दिख सकता है:
हफ्ता 1:
(सोम):
— ट्रिप: टिकट खरीदें
— Workout
…..
(मंगल):
— पिकनिक: रिश्तेदारों को विचार बताएं
— पिकनिक: उनके वीकेंड पूछें और संभावित तारीख पर तालमेल करें
— किताब: 15 pages पढ़ें
…
(बुध):
— किताब: 15 pages पढ़ें
— Workout
….
(गुरु):
— किताब: 15 pages पढ़ें
— ट्रिप: रहने की जगह बुक करें
….
(शुक्र):
— Workout
….
(शनि):
— किताब: 15 pages पढ़ें
….
(रवि):
….
आप मानेंगे कि यह किसी कठोर schedule से काफी दूर है, और इन दिनों के लिए जो भी planned है, उसे आसानी से पूरा किया जा सकता है। मुझे यह भी बहुत उम्मीद है कि आप अपनी weekly tasks में बाकी activities भी लिखते रहेंगे - वे activities जो आपका समय लेती हैं लेकिन बहुत ज्यादा mundane और रोजमर्रा की नहीं हैं। इसलिए ellipsis की जगह आपके पास संभवतः अतिरिक्त नोट्स होंगे।
मैं यह भी बताना चाहता हूं कि इस उदाहरण में पहले हफ्ते के tasks को मैंने table form में नहीं लिखा (जैसा "Weekly Beginner" उदाहरण में किया था), बल्कि एक और सरल विकल्प - list - का उपयोग किया। मूल रूप से दोनों recording options समान हैं, और आप इनमें से कोई भी उपयोग कर सकते हैं या अपना तरीका बना सकते हैं। निश्चित रूप से कुछ लोगों के लिए इसे Calendar app या ऐसे अन्य programs/services में दर्ज करना सुविधाजनक होगा। pen और paper भी दिन, हफ्ते, या यहां तक कि sprints प्लान करने का अच्छा tool है।
पहला हफ्ता खत्म होने के बाद, हम दूसरे हफ्ते के tasks लेते हैं और उन्हें उसी तरह व्यवस्थित करते हैं। अगर पहले हफ्ते में कोई काम पूरा नहीं हुआ, तो वह अपने-आप अगले हफ्ते में चला जाता है। दूसरे हफ्ते के बाद तीसरा, फिर चौथा। मौजूदा "मासिक स्प्रिंटर" सेक्शन में अगर आपके tasks समय में आगे-पीछे होते हैं तो यह बुरा नहीं है। आप अभी सीख रहे हैं, यानी tasks planning में आप काफी गलतियां करेंगे। आपने अपना sprint तय कर लिया है - हमारे मामले में वह सिर्फ 4 छोटे goals से बना है - और हम इन goals को पूरा करने पर सख्ती से टिके रहते हैं। अगले सेक्शन की practices लागू करने से पहले, मैं जोर देकर सलाह दूंगा कि आप इस approach के साथ अभ्यास करें और कम से कम 8-12 sprints पूरे करें।
अंत में, मैं वही वाक्य दोहराना नहीं छोड़ूंगा। हर दिन बार-बार अपनी मौजूदा plans और tasks से मिलान करें। हर बार जब आप सूची देखें, तो खुद को याद दिलाएं कि planned activities पूरी करना न भूलें, और साथ ही पूरे हुए तथा अटके हुए tasks का विश्लेषण भी करें।
