Introdução
Nos últimos 7 anos, tenho planejado ativamente várias metas de longo prazo 📝 para cada ano, e nos últimos 5 anos, também planejo e descrevo tarefas de curto prazo. Ao longo dos últimos cinco anos, minhas ferramentas 📑 passaram por muitas mudanças na busca pela gestão mais eficaz das minhas tarefas.
Plano de Antidegradação
Tudo começou com o fato de que todas as minhas metas e interesses que eu queria cultivar e praticar eram colocados diretamente na minha área de trabalho como uma imagem de fundo 🌅. Isso era conveniente, pois todos os caminhos necessários para o meu desenvolvimento pessoal e interesses estavam sempre à vista. Eu segui esse esquema por 2 anos (2019 e 2020). Esse esquema tinha até um nome claro: "Plano de Antidegradação". Nesse tipo de abordagem, havia tanto seus prós quanto contras. Os prós já mencionei: todas as tarefas e metas globais estavam à vista, você sempre prestava atenção nelas, o que significava que não ficavam esquecidas por muito tempo, e você começava a realizá-las, aproximando-se assim dos objetivos estabelecidos. Os contras dessa abordagem são que era necessário ter um lugar para armazenar as tarefas e metas de curto prazo 🤔: afinal, qualquer tarefa grande sempre é dividida em várias menores, e manter todas as pequenas tarefas na cabeça por um curto período é impossível, sem mencionar semanas e meses.
Adesivos
No lugar dos "planos de antidegradação", vieram as notas em forma de adesivos 📌. Elas também eram colocadas na área de trabalho. Havia exatamente 5 dessas notas-adesivos. Aqui está para que eu usava esses adesivos:
- Tarefas diárias recorrentes
- Tarefas para o dia atual
- Tarefas para a semana
- Tarefas para o mês
- Aniversários de familiares e amigos no mês atual
Todas essas notas tinham um tamanho mínimo, e cada uma delas era posicionada em um canto da tela, de modo que, no total, não ocupavam mais de 15-20 por cento da área de trabalho 💻. As tarefas, desde as recorrentes até as mensais, eram dispostas nos cantos no sentido horário (recorrentes no canto superior direito, tarefas do dia no canto inferior direito, tarefas da semana no canto inferior esquerdo, tarefas do mês e aniversários no canto superior esquerdo). O adesivo com os aniversários estava quase completamente escondido sob o adesivo das tarefas do mês para economizar espaço na área de trabalho. Se a lista de aniversários do mês atual estava clara, as outras listas (o que elas continham) provavelmente não estavam tão claras. Portanto, vou detalhar um pouco mais sobre o que exatamente estava nessas listas e dar exemplos. As tarefas recorrentes 🔁 incluíam aquelas que idealmente deveriam ser realizadas todos os dias (fazer algo em inglês (leitura/série/Duolingo/outra coisa)), exercícios físicos (jogar futebol/correr/outra coisa), escrever com a mão esquerda, ler um livro. Para você, poderiam ser suas próprias tarefas. As tarefas para o dia atual 📅 também devem estar claras. Muitas vezes eu fazia essa lista à noite, para não esquecer tudo o que precisava fazer durante o dia. Essa lista de tarefas diárias poderia incluir tanto tarefas pessoais quanto algo importante relacionado ao trabalho que não deveria ser esquecido. O adesivo das tarefas da semana também deve ser compreensível; nele eram anotadas as tarefas da semana e, ao longo da semana 📋, eu transferia algumas dessas tarefas para a lista diária. A lista de tarefas do mês 🗓 funcionava aproximadamente com a mesma lógica: primeiro as tarefas eram transferidas para a lista semanal (em uma das semanas do mês), depois em um dos dias eu tentava pegar as tarefas para a lista diária e realizá-las.
Esse esquema funcionou por bastante tempo. Durante pelo menos dois anos, mantive os adesivos na área de trabalho e manipulei as tarefas. Agora já não tinha minhas metas anuais 🎯 à vista. Provavelmente, isso não era necessário para mim, porque nos últimos 2 anos aprendi a pensar sobre minhas metas anuais sem precisar de um lembrete explícito sobre elas. No entanto, se aparecia alguma meta que eu constantemente esquecia ou não conseguia alcançar, eu a colocava na lista de tarefas do mês e tentava realizá-la no mês atual; embora às vezes essas tarefas (especialmente se fossem muito longas) fossem transferidas (permanecessem na lista) para o próximo mês.
Esse esquema foi bastante produtivo, mas ainda havia algumas coisas que eu não gostava 🌝. Às vezes passavam semanas e meses e eu ainda não conseguia realizar algumas tarefas que me eram incômodas. É difícil dizer se tudo isso era culpa da procrastinação ou se realmente eu não conseguia realizar algumas tarefas, mas uma pequena parte das tarefas frequentemente vagava ↩️ de uma semana para outra, de um mês para outro.
Gerente de Notas
Não faz muito tempo que eu mudei para um novo programa de gerenciamento de notas 📋 e abandonei os adesivos na área de trabalho. Qual programa exatamente, não vou revelar, mas ele é bastante simples. As notas podem ser agrupadas, criar uma hierarquia ilimitada, usar a busca por notas e outras funções primárias, mas importantes. No entanto, o problema de procrastinar algumas tarefas não desapareceu.
Sprints
Desde o início do ano, decidi aplicar a abordagem Scrum à minha vida pessoal. Do Scrum, peguei apenas alguns termos, nomeadamente backlog e sprints. Em resumo, o backlog é simplesmente uma lista de tarefas 📋 que precisam ser realizadas. Em seguida, essas tarefas são divididas em grupos de N tarefas. Cada grupo é chamado de sprint 📂. Normalmente, não incluo mais de 5-8 tarefas em um sprint. Os sprints não estão vinculados a semanas ou meses, e cada sprint pode ter uma duração diferente para ser concluído. Mas, em geral, planejo um sprint para não durar mais do que 1,5 meses. A principal característica distintiva da nova abordagem é que eu não passo para outro sprint (ou outras tarefas do backlog) 🙅♂️ até que todas as tarefas do sprint atual sejam concluídas. Meu backlog não é tão grande a ponto de ter uma lista de tarefas para anos à frente, mas é suficiente para vários sprints. Também não incluo ideias espontâneas 💭 e "desejos" no sprint atual ou no próximo, que já provavelmente foram formados por outras tarefas. Essas tarefas espontâneas vão apenas para o backlog. E depois, se após algum tempo a necessidade dessas tarefas continuar alta, elas são adicionadas a um novo sprint. Outra mudança que indiretamente afetou minhas tarefas é que eu leio livros apenas através dos sprints. Crio uma tarefa para leitura de livros, na qual escolho 3-4 livros 📚 e os leio simultaneamente dentro de uma única tarefa. Depois disso, no próximo sprint, se eu quiser obter educação adicional, já busco isso em outras fontes e não em livros. Espero que o número total de livros lidos no ano também não seja prejudicado e permaneça em torno de 25 livros por ano. Um dos principais contras dessa abordagem, assim como do novo programa, é que eu deixei de lado a lista com os aniversários 🎉. Embora nada me impeça de transferir essa lista para o gerenciador de notas e consultá-la regularmente.
Conclusões
Neste ano, mudei para um novo programa de armazenamento de notas e apliquei uma nova abordagem ao gerenciamento de tarefas (Scrum). Não é certo que esse programa e essa abordagem fiquem comigo por muito tempo, pois com o tempo as necessidades mudam, as ferramentas se aprimoram e as abordagens se adaptam à experiência de uso; mas no momento encontrei a ferramenta e a metodologia mais convenientes para gerenciar minhas tarefas pessoais e profissionais.
