Introducción
Durante los últimos 7 años, he estado planificando activamente diversos objetivos a largo plazo 📝 para cada año, así como en los últimos 5 años he estado planificando y detallando tareas a corto plazo. En los últimos cinco años, mis herramientas 📑 han sufrido varios cambios en busca de la gestión más efectiva de mis tareas.
Plan de antidegradación
Todo comenzó cuando colocaba todos mis objetivos y pasiones, que quería cultivar y en los que quería trabajar, directamente en el escritorio como fondo de pantalla 🌅. Era conveniente, todos los caminos necesarios para tu desarrollo personal y tus pasiones estaban siempre a la vista. Seguí este esquema durante 2 años (2019 y 2020). Este enfoque tenía incluso un nombre claro: "Plan de antidegradación". En tales esquemas había tanto ventajas como desventajas. Las ventajas ya las he mencionado: todas las tareas y objetivos globales estaban a la vista, siempre les prestabas atención, lo que significa que no se quedaban olvidadas y te ponías a trabajar en ellas, acercándote así a tus metas. Las desventajas de este enfoque son que necesitaba un lugar para almacenar las tareas y objetivos a corto plazo 🤔: cualquier tarea grande siempre se divide en varias más pequeñas, y mantener todas esas pequeñas tareas en la cabeza durante un corto período de tiempo es imposible, sin mencionar semanas y meses.
Notas adhesivas
A los "planes de antidegradación" les siguieron las notas en forma de adhesivos 📌. También estaban ubicadas en el escritorio. Tenía exactamente 5 de estas notas adhesivas. Aquí está para qué usé esos adhesivos:
- Tareas diarias repetitivas
- Tareas para el día de hoy
- Tareas para la semana
- Tareas para el mes
- Cumpleaños de familiares y amigos en el mes actual
Todas estas notas eran de tamaño mínimo, y cada una de ellas estaba situada en una esquina de la pantalla, de modo que en total no ocupaban más del 15-20 por ciento del escritorio 💻. Las tareas, desde las repetitivas hasta las del mes, estaban dispuestas en las esquinas en sentido horario (las repetitivas en la parte superior derecha, las tareas del día en la parte inferior derecha, las tareas de la semana en la parte inferior izquierda, y las tareas del mes y los cumpleaños en la parte superior izquierda). Además, la nota con los cumpleaños estaba casi completamente oculta bajo la nota de las tareas del mes para ahorrar espacio en el escritorio. Si el listado de cumpleaños del mes actual es claro, sobre las otras listas (lo que contienen) puede que no esté tan claro. Por eso, detallaré un poco más qué se incluía en esas listas y daré ejemplos. A las tareas repetitivas 🔁 se referían aquellas que, idealmente, debían realizarse todos los días (hacer algo en inglés (lectura/serie/Duolingo/o algo más)), ejercicios físicos (jugar al fútbol/correr/o algo diferente), escribir con la mano izquierda, leer un libro. Podrían ser tus propias tareas. Las tareas para el día de hoy 📅 también deberían ser claras. A menudo, elaboraba esta lista por la noche, para no olvidar todo lo que debía hacer durante el día. Esta lista de tareas diarias podía incluir tanto tareas personales como algo importante del trabajo que no debía olvidar hacer. La nota de tareas para la semana también debería ser comprensible; allí anotaba las tareas de la semana, y a lo largo de la semana 📋 trasladaba algunas tareas a la lista de tareas del día. La lista de tareas para el mes 🗓 funcionaba aproximadamente con la misma lógica: primero, las tareas se trasladaban a la lista de tareas de la semana (en una de las semanas del mes), luego, en uno de los días, intentaba llevar tareas a la lista del día y ejecutarlas.
Este esquema funcionó bastante bien durante un tiempo. Durante al menos dos años mantuve los adhesivos en el escritorio y manipulé las tareas. Ahora ya no tenía mis objetivos anuales 🎯 frente a mí. Probablemente, no los necesitaba, porque en los últimos 2 años aprendí a pensar en mis objetivos anuales sin necesidad de un recordatorio explícito. Sin embargo, si surgía algún objetivo que constantemente olvidaba o no podía alcanzar, lo colocaba en la lista de tareas del mes y trataba de completarlo durante ese mes, aunque a veces esas tareas (especialmente si eran muy largas) se trasladaban (quedaban en la lista) al siguiente mes.
Este esquema fue bastante productivo, pero aún había algo que no me gustaba 🌝. A veces pasaban semanas y meses, y no lograba abordar algunas tareas que me resultaban incómodas. Es difícil decir si todo se debía a la procrastinación o si realmente no tenía tiempo para completar algunas tareas, pero una pequeña parte de las tareas regularmente vagaba ↩️ de una semana a otra, de un mes a otro.
Gerente de notas
No hace mucho tiempo, cambié a otro programa de gestión de notas 📋 y dejé de usar notas adhesivas en el escritorio. No revelaré qué programa es, pero es bastante primitivo. Se pueden agrupar notas, crear una jerarquía ilimitada, utilizar la búsqueda en las notas y otras funciones básicas pero importantes. Sin embargo, el problema de posponer algunas tareas no ha desaparecido.
Sprints
Aproximadamente desde principios de año, decidí aplicar el enfoque Scrum a mi vida personal. Tomé de Scrum solo algunos términos, a saber, backlog y sprints. En resumen, el backlog es simplemente una lista de tareas 📋 que deben completarse. Luego, estas tareas se dividen en grupos de N tareas. Cada grupo se llama sprint 📂. Por lo general, no incluyo más de 5-8 tareas en un sprint. Los sprints no están vinculados a semanas o meses, y cada sprint puede tener una duración diferente. Sin embargo, generalmente planifico un sprint que no dure más de 1,5 meses. La principal característica distintiva de este nuevo enfoque es que no paso a otro sprint (o a otras tareas del backlog) 🙅♂️ hasta que no complete todas las tareas del sprint actual. No tengo un backlog tan grande como para que la lista de tareas se extienda por años, pero definitivamente hay suficiente para varios sprints. También evito incluir ideas espontáneas 💭 y "deseos" en el sprint actual o en el siguiente, ya que probablemente ya están formadas por las tareas. Estas tareas espontáneas van solo al backlog. Luego, si después de un tiempo la necesidad de estas tareas sigue siendo alta, se añaden a un nuevo sprint. Otro cambio que ha afectado indirectamente mis tareas es que leo libros solo a través de sprints. Creo una tarea para leer libros, eligiendo 3-4 libros 📚 que leo simultáneamente dentro de una misma tarea. Luego, en el siguiente sprint, si quiero seguir formándome, obtengo esa formación de otras fuentes, no de libros. Espero que el número total de libros leídos en el año no se vea afectado y se mantenga en alrededor de 25 libros al año. Una de las principales desventajas de este enfoque, al igual que de todo el nuevo programa, es que he dejado de lado la lista de cumpleaños 🎉. Sin embargo, nada me impide trasladar esa lista al gestor de notas y consultarla regularmente.
Conclusiones
Este año he cambiado a un nuevo programa de almacenamiento de notas. También apliqué un nuevo enfoque para la gestión de tareas (Scrum). No es un hecho que este programa y enfoque se mantendrán conmigo durante mucho tiempo, ya que con el tiempo las necesidades cambian, las herramientas se perfeccionan y los enfoques se adaptan a la experiencia de uso. Pero por ahora, he encontrado la herramienta y metodología más convenientes para gestionar mis tareas personales y laborales.
