Einleitung
In den letzten 7 Jahren habe ich aktiv langfristige Ziele 📝 für jedes Jahr geplant, und in den letzten 5 Jahren habe ich auch aktiv kurzfristige Aufgaben geplant und aufgeschrieben. Während dieser fünf Jahre haben sich meine Werkzeuge 📑 erheblich verändert, um die effektivste Methode zur Aufgabenverwaltung zu finden.
Anti-Degradations-Plan
Alles begann damit, dass ich all meine Ziele und Interessen, die ich mir aneignen und mit denen ich mich beschäftigen wollte, direkt auf meinem Desktop als Hintergrundbild 🌅 platzierte. Das war bequem, alle Wege zur persönlichen Entwicklung und meine Interessen waren immer vor Augen. Dieses Schema verfolgte ich zwei Jahre lang (2019 und 2020). Für dieses System hatte ich sogar einen klaren Namen – „Anti-Degradations-Plan“. Bei solchen Ansätzen gab es sowohl Vorteile als auch Nachteile. Die Vorteile habe ich bereits erwähnt: Alle großen Aufgaben und Ziele waren sichtbar, man achtete immer darauf, und dadurch wurden sie nicht lange vernachlässigt – man begann sie umzusetzen und kam so den gesetzten Zielen näher. Ein Nachteil dieses Ansatzes ist jedoch, dass man irgendwo die kurzfristigen Aufgaben und Ziele speichern musste 🤔: Denn jede größere Aufgabe lässt sich immer in mehrere kleinere zerlegen, und es ist unmöglich, alle kleinen Aufgaben für kurze Zeit im Kopf zu behalten – ganz zu schweigen von Wochen oder Monaten.
Klebezettel
An die Stelle der „Anti-Degradations-Pläne“ traten Notizen in Form von Klebezetteln 📌. Auch sie wurden auf dem Desktop platziert. Es gab genau 5 solcher Notizzettel. Hierfür habe ich diese Klebezettel verwendet:
- Wiederkehrende tägliche Aufgaben
- Aufgaben für den heutigen Tag
- Aufgaben für die Woche
- Aufgaben für den Monat
- Geburtstage von Angehörigen und Freunden im aktuellen Monat
Alle diese Notizen waren sehr klein, und jede von ihnen befand sich in einer Ecke des Bildschirms, sodass sie insgesamt nicht mehr als 15-20 Prozent des Desktops einnahmen 💻. Die Aufgaben reichten von wiederkehrenden bis hin zu Monatsaufgaben und waren im Uhrzeigersinn in den Ecken angeordnet (wiederkehrende oben rechts, Aufgaben für den Tag unten rechts, Aufgaben für die Woche unten links, Monatsaufgaben und Geburtstage im oberen linken Eck). Dabei war der Zettel mit den Geburtstagen fast vollständig unter dem Zettel mit den Monatsaufgaben versteckt, um Platz auf dem Desktop zu sparen. Während die Liste der Geburtstage im aktuellen Monat verständlich ist, ist es wahrscheinlich weniger klar, was genau in den anderen Listen gespeichert wurde. Deshalb werde ich etwas genauer beschreiben, was genau in diesen Listen stand, und einige Beispiele geben. Zur wiederkehrenden 🔁 Aufgaben gehörten Aufgaben, die idealerweise jeden Tag erledigt werden sollten (z.B. etwas auf Englisch lesen/Serien schauen/Duolingo machen/etwas anderes), körperliche Übungen (Fußball spielen/laufen/anderes), das Schreiben mit der linken Hand, ein Buch lesen. Bei Ihnen könnten das eigene Aufgaben sein. Auch die Aufgaben für den heutigen Tag 📅 sollten verständlich sein. Oft erstellte ich eine solche Liste am Abend, um tagsüber nicht zu vergessen, was zu tun ist. In einer solchen Tagesaufgabenliste konnten sowohl persönliche Aufgaben als auch wichtige Arbeitsaufgaben stehen, die nicht vergessen werden sollten. Der Zettel mit den Aufgaben für die Woche war ebenfalls verständlich – dort wurden die Aufgaben für die Woche notiert, und im Laufe der Woche 📋 verschob ich einige Aufgaben in die Tagesliste. Die Monatsaufgaben 🗓 funktionierten nach einem ähnlichen Prinzip: Zuerst wurden Aufgaben in die Wochenliste verschoben (in eine der Wochen des Monats), dann versuchte ich, einige dieser Aufgaben an einem Tag in die Tagesliste aufzunehmen und sie zu erledigen.
Dieses Schema funktionierte ziemlich lange. Über mindestens zwei Jahre hielt ich Klebezettel auf dem Desktop und manövrierte mit den Aufgaben. Jetzt hatte ich meine Ziele für das Jahr 🎯 nicht mehr vor Augen. Wahrscheinlich brauchte ich sie auch nicht mehr, weil ich in den letzten zwei Jahren gelernt hatte, über meine Jahresziele nachzudenken, ohne dass ich explizit daran erinnert wurde. Falls jedoch ein Ziel auftauchte, an das ich ständig vergaß oder das ich nicht erreichen konnte, legte ich dieses Ziel in die Monatsaufgabenliste und versuchte, es im laufenden Monat zu erfüllen. Manchmal wurden solche Aufgaben (besonders wenn sie sehr langwierig waren) auch auf den nächsten Monat verschoben (blieben in der Liste).
Dieses Schema war ziemlich produktiv, aber dennoch gab es Dinge, die mir daran nicht gefielen 🌝. Manchmal vergingen Wochen und Monate, ohne dass ich einige unangenehme Aufgaben erledigt hatte. Es ist schwer zu sagen, ob das an Prokrastination lag oder ob ich wirklich keine Zeit hatte, bestimmte Aufgaben zu erledigen, aber ein kleiner Teil der Aufgaben schlich sich regelmäßig ↩️ von einer Woche zur nächsten, von einem Monat zum anderen.
Notizmanager
Vor nicht allzu langer Zeit bin ich auf ein anderes Notizprogramm umgestiegen 📋 und habe auf Klebezettel auf dem Desktop verzichtet. Welches Programm genau, werde ich nicht verraten, aber es ist ziemlich einfach gehalten. Man kann Notizen gruppieren, unbegrenzt verschachteln, die Suche nach Notizen nutzen und andere einfache, aber wichtige Funktionen verwenden. Das Problem, Aufgaben auf die lange Bank zu schieben, ist jedoch weiterhin vorhanden.
Sprints
Seit Anfang des Jahres habe ich beschlossen, den Scrum-Ansatz auf mein Privatleben anzuwenden. Ich habe nur einige Begriffe aus Scrum übernommen, nämlich Backlog und Sprints. Kurz gesagt ist das Backlog einfach eine Liste von Aufgaben 📋, die erledigt werden müssen. Diese Aufgaben werden dann in Gruppen von N Aufgaben aufgeteilt. Jede Gruppe nennt man Sprint 📂. In der Regel nehme ich mir für einen Sprint nicht mehr als 5-8 Aufgaben vor. Sprints sind nicht an Wochen oder Monate gebunden, und jeder Sprint kann unterschiedlich lang dauern. Aber normalerweise plane ich einen Sprint nicht länger als 1,5 Monate. Das Hauptmerkmal dieses neuen Ansatzes ist, dass ich nicht zum nächsten Sprint (oder zu anderen Aufgaben aus dem Backlog) übergehe 🙅♂️, bevor alle Aufgaben des aktuellen Sprints erledigt sind. Mein Backlog ist nicht so groß, dass die Aufgabenliste Jahre im Voraus reicht, aber für mehrere Sprints ist er definitiv ausreichend. Spontane Ideen 💭 und „Wünsche“ nehme ich nicht in den aktuellen oder nächsten Sprint auf; sie verbleiben nur im Backlog. Wenn nach einiger Zeit der Bedarf an diesen Aufgaben weiterhin hoch ist, werden sie in einen neuen Sprint aufgenommen. Eine weitere Veränderung betrifft meine Lesegewohnheiten: Ich lese Bücher nur im Rahmen eines Sprints. Ich erstelle eine Aufgabe zum Lesen von Büchern und wähle 3-4 Bücher 📚 aus, die ich gleichzeitig im Rahmen dieser Aufgabe lese. Im nächsten Sprint, falls ich mich weiterbilden möchte, ziehe ich mein Wissen aus anderen Quellen und nicht mehr aus Büchern. Ich hoffe jedoch, dass die Gesamtzahl der gelesenen Bücher im Jahr auch weiterhin bei etwa 25 bleibt. Ein Nachteil dieses Ansatzes – wie auch der neuen Methode insgesamt – ist, dass ich die Liste mit Geburtstagen 🎉 entfernt habe. Es steht mir jedoch frei, diese Liste in das Notizprogramm zu übertragen und regelmäßig darauf zuzugreifen.
Fazit
In diesem Jahr bin ich auf ein neues Notizsystem umgestiegen und habe außerdem einen neuen Ansatz für die Aufgabenverwaltung (Scrum) angewandt. Es ist keineswegs sicher, dass dieses Programm und dieser Ansatz dauerhaft bei mir bleiben werden: Mit der Zeit ändern sich die Bedürfnisse, Werkzeuge verbessern sich und Methoden passen sich durch Erfahrung an. Aber momentan habe ich das für mich bequemste Werkzeug und die passende Methodik für die Verwaltung meiner persönlichen und beruflichen Aufgaben gefunden.
